2013年3月18日月曜日

ビジネスでチャットを使う時にこれだけは覚えておきたい10のポイント

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もうすぐ4月、新しい会社や職場へ異動される方も多いかと思います。

新しい環境では「今までの仕事の進め方とは全然違う!」といった事も起きるかもしれませんね。

今回は、ビジネス上でのコミュニケーションをメールでしていた方が、新しい環境でチャットワークを使うことになったと想定し、その方にチャットを使ったコミュニケーションを理解していだくための記事を書きました。

メールとの違いが結構ありますので、ぜひご一読ください


1.宛先を入力する必要はありません




一度コンタクトを追加すれば、メールのように毎回宛先欄に相手のメールアドレス等を打ち込むというような操作は必要ありません。

画面左のチャット一覧からメッセージを送りたい相手か、グループをクリックして選択するだけでOKです

コンタクト追加の方法、グループチャットの作り方については、こちらのマニュアルをご覧ください。

コンタクトの追加方法
グループチャットの作り方



2.件名を入力する必要はありません


・明日の打ち合わせの件
・打ち合わせの日時について

というようなメールでよくある件名を入力する必要はありません、本題から書き込んでいきましょう。





3.宛名を一文字ずつ書く必要はありません


山田太郎様
鈴木次郎様
・・・

などのように、相手の名前を一文字ずつ書き込む必要はありません。

チャットワークのTO機能を使えば、ワンクリックで相手の名前が敬称付きで入力されます。

メッセージ欄の上にある人型の画像をクリックして、相手を選択します。



相手の名前が入力されました、この後にメッセージを記入してください。





4.毎回名乗る必要はありません


「○○株式会社の○○です」と、メッセージを送信する度に書き込む必要はありません。

メッセージを投稿すれば自動であなたのプロフィール画像と名前、会社名が画面に表示されます。



初めてメッセージをやりとりする時にだけ名乗るようにしましょう。



5.毎回挨拶する必要はありません


送信するたびに、

・いつもお世話になっております。
・平素は大変お世話になっております。

という決まり文句や、

・桜も満開となり、春本番ですね。
・寒くなってきましたが、お体の具合はいかがでしょうか?

のような季節の挨拶は必要ありません。

初めてか久しぶりにやりとりする方以外は、挨拶もそこそこに会話に進みましょう



6.ファイル添付サイズを気にする必要はありません


・1ファイルにつき10Mまでのファイルじゃないと、相手に迷惑がかかりそう
・ファイルサイズが大きくて添付できないから分割して送ろう

というような事を考える必要はありません。

契約しているプランにより総容量は異なりますが、1ファイルあたり最大5GBまでのファイルをアップロードすることが可能です

容量の比較についてはこちらのページをご覧ください。

チャットワークプラン比較



7.毎回締めの挨拶はいりません


文章の最後に、

・以上、よろしくお願い致します。
・今後ともよろしくお願いいたします。
・ご検討の程、よろしくお願いいたします。

といった締めの定型文を毎回入れる必要はありません。

会話が一区切りついた時に、「よろしくお願いします」と一言添えるだけにしましょう。



8.署名は必要ありません


会社名、所属部署、連絡先などを書いた署名は必要ありません。

そのかわり、チャットワークのプロフィール欄を充実させておきましょう。



プロフィールの設定方法



9.誤字脱字があった場合、お詫びを送る必要はありません


送ったメッセージに誤りがあった場合、

「先程送信した内容に◯◯という誤りがありました、大変失礼致しました。」

といった旨のメッセージを送る必要はありません。

投稿した後に誤字脱字に気づいた場合は、すぐに「編集」もしくは「削除」をしましょう。

メッセージにマウスカーソルを合わせると、メニューが表示されます。



※ただし、投稿から時間が経過していて相手も読んでいる可能性がある場合は一言お詫びをしてくださいね。



10.メッセージを確認するためにオフィスに戻る必要はありません


自分のパソコンがオフィスにあるからといって、メッセージを確認するためにオフィスに戻る必要はありません。

チャットワークのデータはすべてクラウド上に保存されているので、インターネットにさえつながれば、どこからでもメッセージを確認することができます。

便利なスマートフォンアプリもインストールしておきましょう。

チャットワーク - iPhone/iPad版
チャットワーク Andoroid版



以上、ビジネスでチャットを活用する時に覚えておきたいポイントでした。

もし新しい職場でチャットワークが導入されていても、あわてずに対応してくださいね!

実際にチャットワークを導入している企業例については、こちらのページでご紹介しておりますので、ぜひご覧下さい。

チャットワーク導入事例
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