2013年3月21日木曜日

イベントはゴールでなく過程にすぎない - TEDxKG運営者が語るイベントを成功へ導く3つのルール

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IT系の勉強会、ビジネスモデル企画やプレゼンテーションカンファレンスなど、今や全国各地で様々なイベントが開催され、盛り上がりを見せています。

そんなイベントに参加しているうちに、自分もイベントを企画・運営したい!と思った方も多いかもしれませんね。

そこで、数多くのイベントを手がける株式会社conetの小泉堅太郎さんにイベントを成功に導く方法についてインタビューしてきました。
嬉しいことに、イベントを成功させるためにチャットワークも一役買っているようです。

イベント企画を考えてらっしゃる方にとっては、今回の記事は必見ですよ

Q.自己紹介をお願いします



大学入学後に高校時代の仲間と株式会社conetを設立し、イベントの企画・運営、ポータルサイトの企画制作、学生の就職活動支援、グラフィックデザイナー等の活動をしております。

また、IT業界の知見を広めるために「Orinoco PeaTiX」というソーシャルチケッティングサービスを提供する会社にも属しており、イベント開催の促進事業を行なっています。

好奇心旺盛な性格で、これまでスポーツや音楽、美術など興味があれば何でもチャレンジしてきました。
その中でもイベントの企画・運営にはひときわ特別な思いがあります。

イベントというのは一つとして同じものはなく、参加するたびに新しい出会いや発見があります。まるで何度も何度も新しいビジネスを起こすような感覚ですね。

好奇心旺盛な性格というのもあるのですが、イベント企画は本当にやみつきになってしまいます。



Q.どれぐらいのイベントに関わっていますか?



時期によってバラバラですが、だいたい週に2つのペースで関わっています。
このままのペースでいくと、年間100近くになってしまいますね。

最近は消化するイベントの数よりも舞い込んでくる案件の数の方が多くなってきているので、抱えるイベント数が増える一方です。

大変ではあるのですが、楽しいので全く苦にはなっていません。
自分が好きなことを仕事にできるのは、幸せなことだと思っています。



Q.運営スタッフの人数と、その中での役割を教えてください



自分1人で運営できる小さなイベントもあれば、現在プロデュースしている「TEDxKG」のように100人以上のスタッフが関わるイベントもあります。

イベントの規模や目的によってスタッフの人数は異なりますが、僕の仕事は変わりません。

イベントを「スタッフのみんなに心から楽しんでもらい、将来の夢につながるような場」にする。

イベントはもちろん参加者に気を配らないといけませんが、スタッフの事をまず考えるようにしています。

イベントに関わることによって今後どうしていきたいのか、将来の夢にどうつなげていきたいのかを聞いて、それを実現するための環境作りやサポートをしています。

立場的にはリーダーになる事が多いですが、あれこれ命令するのではなく、スタッフの力を引き出してある程度自由にやってもらっています。その方がみんな楽しめますしね。



Q.イベントを企画運営して行く上で、一番大変な事は何ですか?



イベント来場者数の予測です。

広報の打ち出し方やその反応によってある程度までは来場者数の予測ができますが、当日のドタキャン等はどうにも防ぎようがありません。でもこれが結構多いんですよ。

予定より来場者が少なすぎると空席やスペースが目立ってしまうのでビジュアル的に良くないですし、何よりも出演者に申し訳ない。

そういった事態を防ぐために、来場者数の予測とプロモーショにはどんなイベントであれ気を使っています。

どういった背景を持っている人に集まって欲しいのかをしっかり考えてプロモーションを実施するのがポイントですね。



Q.イベントを成功させるためのコツを教えてください

1.決定権と責任の所在を明確にすること
スタッフ全員が平等な立場で運営を進めようとするイベントほど、妥協点の多いイベントになりがちです。
そして妥協点の多いイベントは、どうしても面白味に欠けてしまいます。

だから全ての人が全ての行程に対して平等に決定権と責任を持つという状況は、作るべきでないと考えています。

ここは俺がやる、そっちは君に任せた、というように分業をするのです。
分業されていれば、例えトラブルが起こった際でも原因を追及しやすく、迅速な対応が可能になります。

2.「イベント終了後」を意識したプランニング
僕が着眼しているのは「イベント本番」ではなく「イベント終了後」です。

具体的に言うとイベントが終了した後、観客が何を悟り、どんな行動をとるかという点です。
そこから逆算してイベントを企画するのが僕のやり方です。

例えば新しい事業を考えようというイベントがあって、参加者みんなで構想を練り、プロトタイプを完成させるようなイベントがあったとします。
イベント自体はそれで終了なのですが、そこで満足して終わってしまうのはもったいないですよね。

そこまでやったら実際に事業を起こしたり、特許や著作権をとりにいくというような「行動を起こすんだという意識」が必要だと思うのです。

それはイベントの企画・運営方法によってある程度コントロールできるものです。
そこまで考えると、「何をイベントコンテンツにすれば良いのか」がおのずと見えてきます。

イベント後の行動まで考えて開催されたイベントは、参加者の姿勢も全然違いますよ。

毎回は無理かもしれませんが、その人の今後の人生に意味合いを持たせるような「次につながるイベント」を企画するのが僕は好きです。
イベントは目的ではなく、あくまで過程ですからね。

3.全員で楽しむ
やるからには楽しむ。これが僕が運営するイベントのポリシーです。

嫌ならば関わらなければ良い。変な義務感にかられて嫌々関わる方が、かえって周りに迷惑になります。

だから僕は自分が心からやりたいイベントにだけ関わるようにしています。


Q.イベント運営にチャットワークをどう活用していますか?



イベント企画段階でのスタッフ間コミュニケーションに活用していますが、イベント当日にも活躍しています。

イベント中はスタッフそれぞれの居場所がバラバラで簡単にコミュニケーションできません。
大きな音を立てれないので、遠くから大声で叫んだり、走っていって声をかける事ができないのです。

静かに近づこうにもドアの開閉や足音ですら気を使う必要があり、大変なんですよね。

チャットワークを使えば、瞬時に多くのスタッフとコミュニケーションを取ることが可能です。スマートフォンアプリには通知機能があるので、発言にもすぐ気づくことができるので便利です。

メールだとなかなか気付けないですし、どうしても固い内容になってしまいます。
対してチャットワークはいい意味で砕けたやり取りが出来ますし、素早く送ることができるのでストレスフリーです。

スタッフ間のやり取りは単純明快でなくてはならないのですが、チャットワークは他のどのチャットシステムよりもシンプルなので、そういった面でももってこいですね。



小泉さん、貴重なお話をありがとうございました
これからも楽しいイベントを企画していってくださいね!


イベント運営でのチャットワーク活用事例は、こちらにも詳しく書かれています。
チャットワーク導入事例 - TEDxKyoto
チャットワーク導入事例 - Coworking Conference TOKYO
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