2013年3月29日金曜日

「人間関係の改善はツールに頼る部分があってもいい」あるお花屋さんに起きた意識革命とは

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気持ち良く仕事をするためには、どんな事が必要だと思いますか?

広いオフィス、空調の聞いた部屋、充実した設備などが挙げられるかと思いますが、なんといっても「良い人間関係」が大切ではないでしょうか。

売上のように数値化できるものではないですが、働く上でとても大切な事ですよね 
ただ、とはいっても具体的にどうやったら人間関係が良くなるのか分からず悩んでいる方もいらっしゃるかと思います。

今回はとあるお花屋さんが「ツールを使ってどのように人間関係を良くしたのか」という事例をご紹介したいと思います




Q.自己紹介をお願いします



マルヒフラワーセンター株式会社の黒瀬と申します。

今年で創業67年となる弊社は「生花卸業・生花輸入業」を事業としており、生産者と消費者をつなぐ「花のプロフェッショナル」として活動しております。

私はその中で経理やウェブの担当をしています。

事業所は2拠点、従業員23名の所帯ですが、社内の諸々を担当する私は様々な仕事を同時進行で行っています。



Q.仕事上でどのような課題を抱えていましたか?



拠点間で商品のやり取りが多く発生するのですが、「いかにお客様にベストなタイミングでお花をお届けするか」という事がとても大切です。

お花は愛でるものである以前に「命を持った植物」ですから。

コミュニケーション手段は主に電話だったのですが、課題だったのは「言った言わない」「聞いた聞いていない」というコミュニケーションのズレが発生し、人間関係にヒビが入ることがあったという事です。

具体的には、

・店舗間の商品の受け渡しで、思いもよらない商品が届いた

・とりあえず商品を事業所に保管したが、至急お届けが必要な商品だった

・お客様にお届けするも納期が遅れ、クレームが発生

・電話の担当者とドライバー間での伝達ミスで配達が遅延

のような具合です。

情報共有がうまくいかず、運用に問題が起きていたという事ですね。

結果、人間関係にもヒビが入り、どうにかならないものかと考えていました。



Q.課題を改善するためにどんな試みをされましたか?



メールを使って改善しようと試みました。

しかしメールを使うのが苦手な人がいたのと、Gmail、Yahooメール、携帯メールなど使うサービスが様々だったため、やり取りが上手くいかず結局メールでも「読んだ読んでいない」が発生してしまいました。

そんな時に、知人の紹介でチャットワークを知り、私が個人的に参加しているコミュニティでまず利用し始めました。

その中で、

・誰に何を言っているのかが分かりやすい
・情報伝搬力が圧倒的で共有しやすい

といったことを体感する事ができました。

そこで早速会社に提案し、現在の利用に至っています。



Q.チャットワークは課題解決にどのように役立っていますか?



まず、人間関係を良くしてくれるという点で、役立っているなと感じています。

例えば社長の森川は、

「注意を促したり、口頭で伝えると角が立つ事をチャットにする事によって、柔らかく伝える事ができるようになった」

「特定のスタッフに込み入った内容を伝えたい時は、簡単にグループチャットを作って共有できるので助かっている」

などと言っており、マネジメントツールとしても有効活用しているようです。



Q.マネジメント以外ではどのように役立っていますか?



「言った言わない」がなくなった事で、ミスが激減し業務がスムーズに進むようになりました。
タスク機能を活用して、きちんと情報を伝えるようにしています。

実は導入の際、メールを使っていた頃の事がトラウマになって、「コミュニケーションをツールに頼ると弊害が起こるのでは?」といった声もありました。

しかし、チャットワークを導入することにより、社長も現場も仕事上で大きな成果を得られるようになり、「コミュニケーションをツールに頼る部分があってもいいんだ」という認識に変わりました。

そういう発見があった事が、弊社にとっては一番の収穫だったのかもしれません。




コミュニケーションで生じる誤解を減らし、マネジメントにおいてもチャットワークを上手く活用されている点がとても新鮮に感じました

ChatWork社では2000年からチャットを主体に仕事を進めてきましたので、改めて黒瀬さんの実体験に基づいたお話が、心に残りました。

すべてのコミュニケーションをチャットにしてしまうと、それはそれでうまくいきませんが、黒瀬さんのようにうまく業務に取り入れる事により、成果を出すことはきっと可能だと思います

今回の記事が、チャットワーク活用の一つの例として皆さんに知って頂けたら幸いです。

最後になりましたが、インタビューに応じてくださったマルヒフラワーセンター様、本当にありがとうございました 
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