2013年5月15日水曜日

ビデオ通話&画面共有を使い倒す!チャットワークの新機能「ChatWork Live」徹底活用術

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5/8に公開された新機能「ChatWork Live」はもう試しましたか。

今回の記事では「ChatWork Live」をまだ使っていない、どう活用したらいいか分からないというユーザーへ向けて、徹底解説したいと思います。



「ChatWork Live」とは?



チャットワークに新しく追加された「音声通話」「ビデオ通話」「画面共有」機能の総称です。従来の文字での情報交換に加え、顔を見ながら相手と話したり、パソコンの画面を見せながら効率的にコミュニケーションすることが可能になります。


音声/ビデオ通話の使い方


1.ビデオアイコンをクリックします

画面右上にあるビデオアイコンをクリックします。

2.通話相手を選択します

グループチャット内にいるメンバーを指定できます。1対1のチャット(ダイレクトチャット)の場合は、選択画面ではなく通話ボタンが表示されます。

3.「音声通話」または「ビデオ通話」をクリックします

初めて使う場合はプラグインのインストールが必要となります。

4.相手が通話に参加するのを待ちます


[ChatWork Liveを開始] というメッセージが自動で投稿されます。参加者はそのボタンをクリックし「音声通話」か「ビデオ通話」を選択することで、通話に参加することができます。

5.相手が参加したら会話を開始します

フリープランの場合はビデオ通話は1対1に限られますが、有料プランユーザーが参加することにより最大14人まで同時にビデオ通話をすることが可能です(音声のみの通話であればプランに関わらず最大100名まで同時参加可能)。
チャットワークプラン比較表


ちなみに14人同時接続の場合はこうなります。



画面共有の使い方



通話中に画面右上の「画面共有アイコン」をクリックすると、画面共有がスタートします。


画面共有中は自分のパソコン画面が相手のパソコン画面上に映し出されます。


画面共有を終了したいときは、「画面共有を停止」を押してください。



参加者リスト非表示ボタン



画面右下にある矢印アイコンをクリックすることで、参加者を非表示にすることができます。パソコンの画面が小さい場合などにご活用ください。


マイクオン/オフ機能



マイクのオン/オフを切り替えることができます。雑音が入るのを防止するため、大勢で通話している時は特に、しゃべる人以外はオフにしておきましょう。


ビデオオン/オフ機能



ビデオのオン/オフを切り替えることが可能です。



ビデオ通話設定機能



マイク、カメラ、スピーカーの設定をすることができます。



音声/ビデオ通話の活用シーン



通話機能を使えば、離れた場所にいる相手と会話することができるのでとても便利です。しかし通話ができるようになったからといって、必要以上に使ってしまうと逆に効率が下がってしまいます。 基本はチャットでやりとりをしつつ、通話を使った方が良い場合にだけ利用するようにしましょう。

・新しい企画のアイデア等、相手と話しながら詰めていきたい場合
・定例ミーティングなど、進捗状況や問題点の報告をする場合

これらのように「文字だけでは伝えにくいこと」を共有する場合に使うことをおすすめします。


ビデオをONにすることのメリット
携帯電話での通話に慣れていると、顔を見ながら話すビデオ通話はちょっと慣れないかもしれません。しかし、ビデオ通話を使うことにより以下のようなメリットがあります。

・相手が話を聞いているのか、何か話そうとしているのか分かるので、話すタイミングがぶつからない
・表情が見えるので、話が理解できず困っている、提案内容に同意しているなどが分かる

つまり声だけの時に比べて多くの情報が伝わるので、より円滑にコミュニケーションができるということになります。できるだけビデオはオンにしておくようにしましょう。


画面共有の活用シーン



声だけでは伝えづらい場合は、画面共有機能を使います。

例えば以下のような場合です。

・Webサイトのデザインの修正点について、画面を見せながら説明する
・提案書や営業資料を見せながら、上司に内容を相談する

画面を共有しながら話すことで、より円滑に情報共有することができます。


議事録作成での活用例
通常議事録は会議が終わった後に作成しますが、「そこは間違っている」「自分はそんなこと言ってない」などの指摘が後から入り、修正することになります。

このような無駄を省くために、画面共有機能を使って議事録を画面共有しながら会議を進めてみましょう。記録係は会議中に議事録を書いていき、その様子を画面共有します。

間違ったことを書いた場合にすぐに参加者が気づくことができますし、会議が終わるころには完全な議事録が完成しているということになります。

コミュニケーションの手段としては伝わりやすい順に、このようになります。

対面で直接話す > ビデオ通話+画面共有 > ビデオ通話 > 音声通話 > チャット

伝えたい情報の内容や優先度によって使い分けることが、コミュニケーションを円滑にするコツになります。

紹介した内容をふまえて、ぜひ「ChatWork Live」をうまく活用してくださいね!
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