2013年7月12日金曜日

Googleグループ情報流出問題に学ぶ情報管理3つのポイント

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Googleグループ利用による意図しない情報公開問題が大きくニュースで取り上げられていますが、皆様は問題ありませんでしたか?

今後このような問題を起こさないために、情報管理をする上で重要な3つのポイントをご紹介させていただきます



1. 情報の公開範囲を確認する


Googleグループの場合
Googleグループでは公開範囲の初期値が「すべてのユーザー」になっているのですが、それに気づかず機密情報が公開されてしまう事態になってしまいました。
ITツールをを導入して情報を共有する場合は、真っ先に情報公開範囲を確認するようにしましょう。

不安な方は、今すぐGoogleグループの設定を確認することをおすすめします。
「Googleグループ」 における意図しない情報公開に関しての注意喚起

Facebookグループの場合
最近ではFacebookグループを利用されている方も多いかと思いますが、公開範囲は適切でしょうか?
Facebookグループには「公開」「非公開」の他に「秘密」という設定があり、それぞれ意味が異なりますので今一度ご確認ください。
特定の友達と交流できるグループを作る方法 - Facebook navi

また自身のFacebookの投稿も情報の公開範囲を「友達」に絞ることにより、見ず知らずの人に自分の近況を見られてしまうという事を防ぐことができます。
投稿内容の公開範囲の設定法 - Facebook navi

チャットワークの場合
チャットワークの場合、チャットルームに参加しているメンバーしか投稿内容を閲覧することができません。
チャットルームに参加しない限りはその存在も内容も知ることができないようになっています。

ただし、チャットルームへ自由に参加することができるようになる「公開グループチャット」を作成すれば、誰でも自由にグループに参加することが可能です。

承認制にすることもできるので、例えば会員組織内のコミュニケーションに活用すれば便利です。
グループチャットを公開する - チャットワークヘルプ



2. 共有メンバーを確認する


情報の公開範囲を特定メンバーのみに限定していたとしても、例えばそのメンバーの中に社外の人がいることを忘れていて、社外秘の情報が漏れてしまうという事も考えられます。

そのため情報を共有する際に、「この情報を受け取るメンバーは誰なのか」をしっかり確認する必要があります。

チャットワークのビジネスプランでは社外のメンバーが参加しているチャットルームに社外マークがつき、チャット投稿欄の背景色が黄色になります。
ひと目で社外の人がいるということが分かり、注意することができます。



3. 投稿内容を確認する


情報の公開範囲が正しい、共有するメンバーも間違いない、しかし投稿する内容が誤っていれば意味がありません。
情報を共有する前にしっかり内容を確認する必要がありますが、人間ですから完全にミスを防ぐことはできません。

メールの場合は一度送ってしまったらその内容を削除することはできませんが、最近では多くのツールが送信後に編集・削除することが可能です。
間違って送信した時にあわてないよう、削除方法を確認しておきましょう。

チャットワークの場合は、メッセージにマウスカーソルを合わせてメニューから編集・削除をすることが可能です。




こういった事故は情報管理を見直すいい機会ですので、同じような問題を起こさないためにも、ぜひ今の情報管理方法をご確認ください
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