2013年9月27日金曜日

なぜFacebookでのビジネスコミュニケーションは問題なのか?

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今や若者からご年配の方まで、FacebookはSNSとして、そしてコミュニケーションツールとして幅広く利用されています。

コミュニケーション機能であるFacebookグループやメッセンジャーをビジネスシーンにおいても活用されている方も増えてきています。
しかし、ちょっとした伝言ややりとりならまだしも、ビジネスコミュニケーションの中心として使ってしまって本当に大丈夫でしょうか?

今回はビジネスコミュニケーションをFacebookからチャットワークに移行したユーザーの皆様のご意見を元に、なぜFacebookでのビジネスコミュニケーションが問題点なのかについて解説したいと思います




Facebookのメリット

無料で全ての機能が利用できる
ご存知の通りFacebookはすべての機能が無料で使えます。社内で導入する際にはコストが重視されることも多いので、これはなんといっても魅力的なポイントですね。

すでにアカウントを持っている人が多くスムーズに開始できる
今や多くの方がFacebookの存在を知っていて、アカウントを持っている状態です。
わざわざアカウントを作ったり、使い方を説明しなくてもスムーズにコミュニケーションを開始することができます。

よく見るので反応が返ってくるのが早い
普段からまめにFacebookにログインする人も多いかと思います。ですので、メッセージが届いた時もすぐに確認して返信することが可能となります。

まとめると、「無料で使えて始める敷居がとても低い」ということになります。



Facebookのデメリット


プライベートな情報がビジネス関係者に知られることになる
メッセージをやりとりするにあたり、上司や取引先の方からの友達申請を受け取る事になります。すると登録してある個人情報(出身、趣味、交友関係)が知られてしまいます。
さらに、普段の投稿もビジネス関係者に見られないように設定を変えたりるなどの手間も生じます。

仕事中にプライベートな情報が入り集中できない
Facebookのタイムラインには、友達が旅行へ行った時の写真や、お昼に食べた料理の写真など、仕事に全く関係ない情報が多く流れてきます。「仕事のやりとりをしているのに友達の投稿が気になって集中できない!」という事にもなりかねません。

アカウント管理という概念がなく、情報漏えいの危険性がある
ビジネスコミュニケーションでは、社内の機密情報や顧客情報をやりとりすることも少なくありません。 もし社員が退職した場合、その社員のFacebookアカウント上にはそのような情報が残されたままになってしまいます。 そこから情報漏えいが起きれば、会社の存続を揺るがしかねない大きな問題に発展してしまう恐れがあります。


まとめると、「仕事とプライベート情報が入り混じってストレスを生じさせる恐れがあり、情報漏えいのリスクも高まる」ということになります



ChatWorkのデメリット

無料プランでは機能的な制限がある
無料プランではグループチャットが最大14個までしか作れない等の制限があります。
(コンタクト数の制限については、Facebook友達追加設定をすることにより解除することが可能です。)
チャットワークプラン比較表

Facebookに比べると知名度が劣る
チャットワークを知らない相手にアカウントを取得してもらったり、使い方を説明する必要があります。 使い方を説明するのが面倒だという方は、1分間の解説動画を用意していますのでご活用ください。
チャットワーク1分動画解説

チェックするのを忘れてしまう
メールやFacebookは毎日チェックしても、チャットワークのチェックは忘れてしまいがちだという場合もあるかもしれません。
そういった場合はメール通知やモバイルアプリのプッシュ通知をご利用ください。
未読メール通知を設定する - ChatWorkヘルプ

まとめると、「無料では機能制限があり、導入時にはある程度の手間がかかる」ということになります。



ChatWorkのメリット

タスク管理、音声・ビデオ通話、画面共有機能が利用できる
チャットワークはビジネスで使われることを想定して設計しているので、そのために役立つ機能も多く含まれています。 例えばタスク管理機能は「仕事上のやるべきこと」を見える化し、漏れ無く実行させることに役立ちます。
音声・ビデオ通話機能ではチャットでは、複数拠点間での会議をすることが可能です。 さらに、画面共有機能を利用すれば、資料や議事録の共有をすることができます。
ビデオ通話&画面共有を使い倒す!新機能「ChatWork Live」徹底活用術

仕事とは無関係なプライベートな情報が入ってこない
チャットワークは「今何をしているか」を共有するSNSとは違い、プライベートな情報は入ってこず、仕事に集中することができます。

高いセキュリティ水準で情報漏えいを防ぐことができる
セキュリティの国際規格であるISMS認証の取得やサードパーティによるセキュリティ監査、高い信頼性を持つデータセンター(Amazon Web Service)の利用など、官公庁や大企業でも利用できる高いセキュリティ水準を満たしています。
また、メッセージを誤送信した場合にはすぐに編集や削除ができる、社外の人が参加するグループチャットには印が付くなど、トラブルを防ぐ細かい機能も実装されています。
そしてビジネスプランでは管理者が社員のアカウントを管理することができるので、退職時にはアカウントを削除し、適切に情報を管理することができます。
チャットワークのセキュリティについて

まとめると、「ビジネスシーンで役立つ機能が豊富で、高い安全性を確保している」ということになります。


この記事をまとると、「プライベートなやりとりについてはFacebook、ビジネスコミュニケーションにおいてはチャットワークというように、利用シーンにおいてツールを使い分けることが重要ではないか」ということになります。

皆さんはどのように思われますでしょうか?ご意見お待ちしています
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