2013年11月22日金曜日

【レポート】どこでもオフィスが実現!ChatWork流超効率的な働き方セミナー

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先日、神戸三宮のシェアオフィス&コワーキングスペース「coloco」さんにて、ChatWork社の働き方をご紹介するセミナーを開催しました。
今回の記事ではそのレポートをお届けしたいと思います


セミナー概要


クラウドサービスを活用していつでもどこでも働けるワークスタイルを実践しているChatWork社のノウハウを、デモを交えながら具体的にご紹介し、参加者のみなさまの会社でも実践していただくことを目的にしたセミナーです。



参加者の課題


小売業、士業、コンサルティング業、ネットショップ、Webデザイン会社、携帯販売会社など、様々な業種の方々にご参加いただきました。
事前に今抱える課題についてヒアリングした結果がこちらです。

  • 外出先からお客様の連絡先が調べられない事があって困る
  • Excel / Wordでどれが最新の資料かわからない
  • 営業拠点が多く、お互いのコミュニケーションが不足している
  • 処理しきれないほどのメールが届いて仕事が進まない
  • 会議の議事録を書くのが面倒だ

コミュニケーションや、ドキュメント管理、業務効率化に関するお悩みが多いようです。



どこでもオフィスのつくりかた


今回はどこでもオフィスを作るための3つのクラウドサービスをご紹介しました。
どれもChatWork社内で大活躍しているサービスです。
Google Apps
Google Apps はGoogleが提供するグループウェアで、メール・カレンダー・ドキュメント管理機能などがセットになったクラウド型サービスです。
わたしたちはまだこのサービスの日本語版が提供される前から、長年に渡り様々なシーンで活用してきました。

・Googleサイトを使って社内マニュアルを作成



Googleサイトを使えば、ITツールが苦手な方でも簡単に社内サイトを作成できます。
社内ルールやプロジェクト関連の資料などの作成に役立ちます。



・Googleスプレッドシートを使って、経費管理シートを作成



Googleスプレッドシートを使えば、経費管理や社内アンケート等の一覧データなどを作成できます。
複数人で同時に一つのドキュメントを編集でき、履歴も自動で残っていくので、管理がとても楽になります。



・Googleカレンダーでスケジュールを共有



各社員のスケジュールやミーティングの予定などを一覧で確認することができます。

このように、 Google Apps を利用することにより、どこからでも必要な社内情報にアクセスできるようになります。


Mind Meister
思考の整理に便利なマインドマップを、クラウド上で簡単に作成できるのが「Mind Meister」です。
ChatWork社では主に企画書や議事録の作成に使っています。



企画書をパワーポイントで作ると、どうしてもデザインやアニメーション等の体裁を整えるのに時間がかかってしまいます。
社内用の企画書にそのようなものは不要なので、短時間でシンプルかつ論理的にまとめられる Mind Meister を重宝しています。

会議中は議題の書いてあるマインドマップをプロジェクターで映しておき、それに沿いながら会議を進めます。議事録はマインドマップ上に追記していき、会議が終わる頃には議事録が完成しています。

ワードやエクセルより驚くほど簡単にドキュメントが作成できてしまいますので、ぜひご活用ください


チャットワーク
Google Apps や MindMeister は社内文書など管理しておくのに利用しますが、日々の情報のやりとりはチャットワークが向いています。

・ストック型の情報の管理 => Google Apps, Mind Meister
・フロー型の情報のやりとり => チャットワーク

というようにそれぞれの持ち味を活かして利用しています。

チャットワークの具体的な活用例についてはこちらをご覧ください。
その手があったか!チャットワークのちょっと意外な使い方10選

わたしたちはこれらのサービスをフル活用し、東京・大阪・シリコンバレーの拠点間で一緒にプロジェクトを進め、またオフィスに限らずコワーキングスペースやカフェなど場所を問わずに働ける仕組みを構築しています。

こういうワークスタイルが浸透すれば、もっと多くの方々がイキイキと働けるのではないかと考えています。



セミナーの感想


  • Google Appsなど、他のツールとの使い分けが理解できてよかった
  • チャットワークだけでなく、他のツールも使ってみようと思った
  • 参考になることが多く、まだやれることがあるな!と実感
  • 活用のイメージが湧いた!
  • 複数ツールを組み合わせるとどういいのかが、デモを通じて理解できた

セミナー終了後、たくさんの感想をいただきました。お役に立てたようで、本当に嬉しいです。ぜひ、社内に持ち帰って実践していただければ幸いです



セミナー振り返り


会議の効率化をしたい、拠点間のやりとりをスムーズにして業績を上げたいなど、具体的に問題意識を持っている方が多く参加されていて、とても有意義な時間になったと思います。

今回の経験を活かし、もう少し詳しいクラウド活用法をご紹介できるようなセミナーの開催も考えております。

今後のイベント情報については、FacebookページやTwitterをチェックしてくださいね!
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