2014年5月26日月曜日

報連相はもういらない!?部下の動きを手軽にきちんと把握する方法

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社会人の基本とも言える「報連相(ほうれんそう)」ですが、みなさんの会社ではどのように行われていますか?

報連相は仕事を進めていく上で大事なことではあるのですが、仕事で発生する問題の多くは報連相の過不足によって起きると言っても過言ではないと思います



報連相(ほうれんそう)によくある問題




報連相が多すぎることによる問題
  • 情報共有のためのメーリングリストやCCメールが大量に届いて見きれない
  • 報連相のための書類を作ったり、確認したりするのに時間がかかる
  • 部下が何でも上司に相談し、自分で決断することができない

報連相が少なすぎることによる問題
  • 部下の仕事の進捗状況が分からない
  • 部下のトラブルを未然に防ぐことができない
  • 部下が指示した内容とは違った事をやってしまっていた

このように報連相には様々な問題がつきもので、多すぎず少なすぎずのバランスを見極めることが難しいと感じる方も多いのではないでしょうか。

そこで今回は、チャットワークを活用して最低限の報連相で部下の動きをきちんと把握する方法をご紹介したいと思います



部下が入っている全てのグループチャットに参加する




トラブルを防いだり、仕事をスムーズに進めたりするために上司・部下間の報連相は大事ですが、部下の人数が多くなってくるとそれも大変です。

そこで、グループチャットを利用して部下の行動を把握するという方法をご提案したいと思います。

グループチャットの管理者権限をお持ちのユーザーであれば、チャットメンバーの追加や削除ができます。



ChatWork事業推進部マネージャーの事例




実際にどのように行っているか、ChatWork社 事業推進部マネージャーへのインタビューを元にご紹介します

事業推進部は事業の運営・経理・労務などを担当する部署で、マネージャーの堀内には5人の部下がいます。

そんな堀内に、グループチャットを使って部下の行動を把握することについてインタビューしてみました。

報連相が激減する
Q. 部下が入っているグループチャットに参加することのメリットは何でしょうか?

A. どのように仕事を進めているのかが見えるので、部下は私にその都度仕事の進捗を報告する必要がありません。 悩んだ時にだけ相談すればいいので、お互いに大幅な時間短縮につながります。


※事業推進部とマーケティング部の書類のやりとりの例

どこにいても仕事の状況を確認できる
Q. 普段は部下の近くで仕事をしているのでしょうか?

A. 私も部下も大阪オフィスで働いていますが、私はちょくちょく東京オフィスへ出張へ行くこともあります。例え部下と離れた場所にいても、インターネット環境さえあれば仕事状況が見えるのが便利ですね。

トラブルの兆候をキャッチできる
Q. グループチャットを見ていて、異変に気づくことはありますか?

A. 部下と他メンバーのチャットでのやりとりを見ていて「あ、これは勘違いしているな」と感じたら、トラブルに発展する前に確認するようにしています。やけにやりとりが長い場合もコミュニケーションがスムーズにいっていない可能性が高いので、間に入ったりするようにしていますね。

グループチャット数が1000以上でも問題ない
Q. グループチャットが多くなりすぎませんか?

A. グループチャットの数は増えますが、自分にToが振られているチャットや、お金や契約系の重要度の高いやりとりを優先的に見ておき、その他は流し読みでいいので、1000以上のグループチャットに参加していますが大変ではないですね。

「任せて任さず」が重要
Q. 部下から「グループチャット内に上司がいるとやりにくい」と言われませんか?

A. グループチャットに参加してはいますが、普段はあれこれ口出しはしません。松下幸之助氏の言う「任せて任さず」の精神で、基本的には任せつつ必要に応じて助言をするようにしています。部下も「安心して仕事ができる」と言ってくれています。

普段からしっかり仕事が見えているので評価がしやすくなる
Q. 部下の行動が見えることによるメリットは他にありますか?

A. 評価がしやすいと思います。評価面談の時に「あのプロジェクトはうまくいったよね」や「あそこでミスしそうだったから注意しないとね」といった会話ができるのが良いですね。チャットを通じて仕事の進め方や、他人への接し方も分かるのでアドバイスもしやすいです。

報連相の時間が短縮できるから、じっくり話す時間が捻出できる
Q. グループチャットに入る以外に心がけていることはありますか?

A. グループチャットで行動は把握できますが、部下の気持ちや健康状態までは分かりません。部署ミーティングなど、緊急度は低いけれども重要度が高い議題をじっくり話す時間を設けることも意識しており、そういった時間を捻出するためにも、普段の報連相の効率化は必要ですね。


情報量が多い中で決断のスピードが求められる現代においては、報連相が難しくなってきています。

グループチャットを活用することで、上司は部下の行動が把握できるようになり、部下はその都度報告せずにすむので、お互いの負担を軽くできます。

報連相の方法に悩んでいる方はぜひ一度グループチャットの活用をお試しください

ビジネスプランなら、社員のアカウントを管理でき、
無制限のグループチャットと最大14人でのビデオ会議が使えます。

チャットワーク ビジネスプラン概要
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