2014年5月29日木曜日

管理職の方必見!迷子にならない「目的単位」のコミュニケーション術

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係長、課長、部長と役職が上になるほど、様々なプロジェクトに関わることになったり、上司や部下とのやりとりが増え、情報量が多くなってしまいがちですよね。

そして情報量が増えてくると「あの件はどうなったっけ?」「あの情報どこでやりとりしてたっけ?」というような状態になってしまいがちです

もしかするとその原因は、コミュニケーションの方法にあるかもしれません。


「人単位」のコミュニケーションの問題点




「営業部に新商品プロモーションの件について相談しよう」と思った時や「営業部にA社の案件の進捗を確認しよう」と思った時に、「営業部メンバーが入っているメーリングリスト」を使う場合を考えてみます。

どちらの件も相手が営業部だからという理由で、1つのメーリングリストの中で様々な内容のメールが飛び交います。すると情報の見通しが悪くなり、現在の状況の確認や過去の経緯などを把握するのが困難になりがちです



「目的単位」でコミュニケーションをおこなう




そこで人単位ではなく「目的単位」のコミュニケーションをご紹介したいと思います

例えば先ほどの例で言うと、新商品のプロモーションとA社の案件は目的が異なるので、別々の場で話をするようにします。

つまりメンバーが同じ営業部だったとしても、話す目的が違うのであれば場を分けるということですね。

ただ、目的単位でそれぞれメーリングリストを作成するのも大変です。
そこで活躍するのがチャットワークの「グループチャット機能」です

簡単な操作で複数名が参加するグループチャットを作成できます。

グループチャットは作成やメンバーの追加・削除が簡単にでき、後から追加されたメンバーも過去の履歴が全て見えるといった特徴があります。

チャットワークのグループチャットを使えば、目的単位のコミュニケーションが容易におこなえるようになります。

では実際にどのようなグループチャットを作ればいいか、具体例をご紹介します。



WEBマーケティング総合研究所様のグループチャットの活用例


チャットワーク導入事例としてインタビューさせていただいた「WEBマーケティング総合研究所様」のグループチャットの例です。



基本となる「部門ごと」「プロジェクトごと」のチャットに加え、日報用やディスカッション用、全社告知用のグループチャットも作成されています。

ちなみにChatWork社ではこのようなグループチャットも作成しています。

  • 備品発注チャット:掃除グッズや事務用品などの消耗品の発注を依頼
  • ◯◯で困ってるんですチャット:ちょっとした困り事をなんでも相談
  • リリースチャット:アップデートやキャンペーン実施などのお知らせ
  • コーヒーチャット:共同で購入しているコーヒー代金の集金や発注のやりとり
  • 社長アイデアチャット:社長が思いついたアイデアを投稿

このように目的ごとに細かく分けることにより情報の見通しが良くなり、今どの件がどういう状況だというのが簡単に確認でき、過去のやりとりの把握も容易になります。

ぜひ「目的ごとにグループチャットを作る」ということを実践してみてください

ビジネスプランなら社員のアカウントを管理でき
無制限のグループチャットと最大14人でのビデオ会議が使えます

チャットワーク ビジネスプラン概要
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