2016年5月20日金曜日

幹事必見!結婚式の二次会をスキマ時間で上手に企画する方法

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新郎新婦にとって結婚式の二次会は人生で一度きり。幹事を依頼された方は、新郎新婦から信頼を置かれ、「どうしても〇〇ちゃん(あなた)に幹事をしてもらいたい」とお願いされたことでしょう。

「二人の期待に応えたいものの、二次会の企画は結構面倒・・・。仕事もあるので、満足がいくものを作ってあげたくてもなかなか難しいよなぁ」とお困りの方、チャットワークをご活用ください!

チャットワークを使えば、忙しい日常のスキマ時間を使って、新郎・新婦が満足し、一生感謝してもらえる二次会を企画できます。


幹事間の大量のやり取りはチャットワークで一元化できる


二次会の幹事を任されたら、まず幹事全員チャットワークのアカウントを作りましょう。
チャットワークは、二次会の準備に必要な情報共有や相談、タスク管理が全てできます。

二次会を企画するため手順は、
(1)招待者の数、会場希望エリア、開催日、予算などの概要を決める
(2)概要の条件で合致する会場をリストアップする
(3)リストアップした会場を下見し、会場を決める
(4)二次会のプログラムを決める
(5)ゲームや余興をする場合は景品、備品を準備する

新郎新婦と幹事で相談して決めなくてはならないことが山ほどあります。何かを決めるたびにミーティングで集まっていては、時間が足りず、思う通りに進みません。

チャットワークを使うと、まるでミーティングで集まっているかのように、チャット上でサクサク物事が決まっていきます。


チャット上のヒアリングで会場を絞り込める



チャットワークアカウントを作成したら、新郎新婦、幹事をメンバーとしたグループチャットを作成します。
※アカウント作成方法はこちら、グループチャット作成方法はこちらを参照ください

次に、以下の事項を決め、会場を絞り込みます。

・日時:
招待客の負担が少ない土曜日は人気なので、設定する場合は早めに会場を抑えておく。

・会場エリア:
場所は地方からのアクセスが良い東京か品川が良い、レストランウェディングのようなカジュアル系が良いなど。また、女性はドレス・ピンヒールで来るので、駅近だと喜ばれる。(新郎新婦に依頼されている場合)

・コンセプト:
「来てくれた人たちがほっこりするような会にしたい」「とにかく盛り上がるクラブのようなワイワイした会にしたい」など。

・招待人数:
100名を超える大人数を収容できる会場は都内でもあまりないので、一気に選択肢が減ってしまう。

・予算:
招待客の会費で全てまかなうのか、それともいくらか新郎新婦が払うのか。また、招待客の会費はいくらにするか(相場は、5,000〜10,000円未満が一般的)。

・余興:
ダンスの余興ならそのためのスペースが、DVDを上映するならプロジェクターやスクリーンが必要になる。

・新郎新婦がやりたいこと:
結婚式は家族だけで行ったので二次会でケーキカットをしたい、ビンゴゲームをしたい、プチギフトを招待客に渡したいなど。


新郎新婦へのヒアリングは、スキマ時間にグループチャット上で行います。ヒアリングを繰り返すことで、対象となる会場が絞り込めます。

会場を絞り込んだら一度、下見に行ってみましょう。ネットと実際とでは、印象もだいぶ変わります。実際見て良ければすぐに日程を押えてしまいます。

また、下見の際、もらった資料をグループチャットにアップしておけば、後から見直せて便利です(スマホからでも確認できます)。

※iPhone/iPadアプリはiTunesページから、AndroidアプリはGoogle playページから無料でダウンロードできます。


演出を決めるためのブレストは、ビデオ通話で


会場が決まったら、次はプログラム作成です。

プログラム作成のポイントは、

・会場の予約時間を確認し、尺を把握する:
17:00受付、17:30スタート、19:30終了、20:00撤収など、全体のスケジュール感を確認。

・演出、企画を決める:
一番の肝です。二次会で最も盛り上がる部分なので、間延びせずに全員が楽しめるものします。

・会場のテーブルの配置を確認する:
進行を進める中で、勝手が良い配置になっているか、仲が良いグループ同士が近くのテーブルに配置されているか


演出や出し物を決める際には、チャットではなく、ビデオ通話を使うのがおすすめです。

チャットは、既に決まっていることを進めたり、情報共有に適しているのに対し、ビデオ通話はジェスチャーや表情が見えるので、アイディアやイメージなど抽象的なことを伝えるのに適しています。チャットワークのビデオ通話は、画面共有もできるので、話し合いたいチャットやイメージを表示しながらブレストできます。

ちなみに、クイズ系の出し物は、ハズれた人から無関心になっていく傾向があります。全員が楽しめるように、チャットやビデオ通話で相談しながらクイズの内容をブラシュアップしてみてください。

ビデオ通話とは:通話料無料で複数名での通話ができる機能です


忘れていませんか?備品の準備、写真係の手配



最後に、準備の漏れがないか確認しましょう。

・依頼し忘れていないか:
司会、受付、写真撮影係を依頼したかなど。また、司会者用台本を作成しておいた方が親切。

・控え室があるか:
新郎新婦用の控え室があると、ドレスから私服に着替えられる。

・釣り銭を用意したか:
会費が中途半端な額の場合、必ず必要になるので細かいお金を用意。

・備品は事前に会場へ郵送したか:
景品、景品の目録、ウェスカムボードなど事前に会場へ送って良い場合は、郵送し、無事着いたか確認。

漏れがあった場合は、担当者に「タスク」を振ります。そうすれば、誰がいつまでに何をしなくてはいけないのか可視化されるので、抜け漏れを防げます。


新郎新婦が100%満足する二次会を、チャットワークを使って企画



このように、チャットワークを使うと、忙しい時間を合間を縫って、新郎新婦が100%満足する二次会を企画することができます。

幹事を大切な友人から頼まれたら、ぜひチャットワークを使って、新郎新婦の期待を上回る二次会を企画してみてください。
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