2016年8月29日月曜日

チャットワークエバンジェリスト対談 vol.1:高野 美菜子さん  

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ChatWorkは「世界の働き方を変える。」をミッションに、「チャットワークエバンジェリスト」と一緒に日々チャットワークの普及活動に励んでいます。
「チャットワークエバンジェリスト対談」では、働き方エバンジェリストの河野が「チャットワークエバンジェリスト」の方に、チャットワークとの出会いやエバンジェリストならではの活用方法、導入浸透のコツなどを伺っていきます。


株式会社ナチュラルリンク 代表取締役 高野美奈子さん


第1回目は、チャットワーカー歴4年の株式会社ナチュラルリンク 代表取締役の高野美奈子さんを紹介します。


Q:お仕事内容を教えてください

高野さん:企業の女性活躍推進コンサルティング・研修事業、若手女性の採用支援、関西の働く女性による関西の働く女性のためのサイト「Woo!」を運営しています。


Q:チャットワークとの出会いは?きっかけは何でしたか?

高野さん:おそらく2010年だったと思うのですが、社名が「株式会社 EC studio」だった時代に、大阪の本社へ会社見学に伺いました。その時に、専務取締役でありCTOでもある山本正喜さんがチャットワークを開発中でして、社内で試しに使用されているという話を伺い、「これは便利そうだ!一般にリリースされたら使ってみたい!」と思いました。しかしそれ以後、チャットワークIDは取得したものの積極的には活用できておらず、使うのはChatWorkの方とのやりとり程度でした。

2013年春、自分が妊娠した際に「時間と場所にとらわれない働き方を確立する」必要性が出てきました。私はつわりがひどくて妊娠中に会社に出社できないことも多く、当時は弊社専務も1人目を出産して時短勤務でしたので、会えないし出社できない。中でも、いかに円滑に業務を回すかの対策が急務でしたので、「これはもうチャットワークしかない!」と思い社内で使い始めました。


Q:チャットワークをどういうシーンで利用することが多いですか?

高野さん:主に3つです。

① 日常の業務のやりとり
日報、タスク管理、悩み相談、質問等、何でも使っています。

② 「Woo!」のライター(ネタリスト)の方との記事のやりとり
ライターごとに「Woo!」編集部とライターの方とのグループチャットを作成し、記事や画像を送っていただいています。実際の記事掲載の報告連絡もふくめ、全てチャットワークで行っています。

③ クライアントフォローや他社とのプロジェクト
セミナーを共同開催する際のやりとり、コンサルティング企業先との資料のやりとり、打ち合わせなどに使用しています。


Q:社内の運用ルールはありますか?

高野さん:ルールがあり過ぎると逆にみんなが使いにくくなるので、できるだけ各自が自由に使い、より良いやり方を見つけていけるといいなと思っています。

強いて言うならば「思いやりを持って活用する」(表情がわからない文字だけのやりとりなので、誤解が生まれたりお互いに嫌な思いをしないように)という部分はみんなの共通認識として大切にしています。その上でこの6つは意識しています。

① グループチャットの場合は、誰宛のメッセージか分かるようToを必ずつける
② 返事がすぐこなくても催促しない(チャットにしている意味がない)
③ タスクをいれた際は、「タスクをいれたら確認してね」と必ず投稿する
④ 文面には、思いやりや配慮の一言を忘れない
⑤ 絵文字は積極的に使う
⑥ 相談事、困っていることは、何でもチャットワークに投稿OK(ダイレクトチャット)



Q:導入浸透のコツはありますか?

高野さん:

① チームのトップがチャットワークファンであること

導入するにあたり、社長やチームのトップがチャットワークファンであることはとても大事だと思います。最初のうちは「今までのツールのほうが便利だったのに」「慣れないから使いにくい」等の声があがるのは当たり前。その時に「使わねばならぬ」ではなく「活用できたらすごく便利だから絶対使った方がいいよ!」という口コミ感が伝わるほうが、より社内に浸透しやすいと感じます。

② 社内のやりとりツールをチャットワークに統一する
当社では、今までメールやFacebookグループを使っていましたが、チャットワークへやりとりを統一しました。「徐々に移行しよう…」と中途半端にするよりも、「今日からチャットワークに統一する!」と思い切り、チャットワークを使わざるを得ない状況にする方が、結果的に浸透は早いです。ただ企業規模によっては、まずは小さなチームで使ってみて、徐々に広げていく形が良いなどはあると思います。

③ 最初のうちはすぐに返信する
チャットワーク導入当時や新しくインターン生が入ってきた時は、スタッフからの質問や投稿にはすぐに返信するようにしています。(すぐに返信しようと私が心がけているだけで、相手に強制はしていません)

チャットワークで何か聞かれて返答が1〜2日後になってしまうことで、「すぐに聞きたいから電話しよう」「チャットワークを見ていないかもしれないからメールしてみよう」という形になってしまい、チャットワークを使う意味が薄れてしまうことがありました。「チャットワーク上だけど、すぐに返信してもらえるから安心」と最初に思ってもらえると、チャットワークを主要なツールとして使ってもらいやすくなると思います。慣れてきて信頼関係ができてくると、多少返答が遅くなっても大丈夫です。

④ グループチャットに積極的に追加する
社内やお客様と使用するグループチャットに、関係ある人を強制的に追加しています。中には、チャットワークをとても上手く活用してる方もいるので(引用、返信等)、グループチャット上でその使い方がより具体的に理解でき、日常使用感も高まると思います。


Q:これだけは負けない自慢のチャットワーク活用方法を教えてください!

高野さん:女性のライターさんに「ITは苦手だけど、チャットワークなら使える」といわしめる点においては自慢できると思います。笑

現在、「Woo!」のネタリスト(全員女性、60名ほど)には、ほぼ全員にチャットワークIDを取得してもらい、記事や画像のやりとりは全てチャットワークで行っています。まだ慣れない方ももちろんいますが、きめ細やかにフォローし、必要な情報はグループチャットの情報欄やタスク欄を活用してすぐに確認できる状況にする事で、「ITは苦手だけど、チャットワークなら使えるかも」というお声をたくさんいただけるようになりました。

「いつでもどこでも、チャットワークを通してやりとりや仕事ができることで、私たち女性から新たな働き方を創りだしていけるといいな」と思っています。


※「Woo!」ネタリストさんとのチャットワークのやりとり画面


Q:チャットワークにあったらいいなと思う機能はありますか?

高野さん:

● カレンダーのように、タスクが一覧スケジュールで表記される機能があれば便利だなと思います。
● メルマガならぬ、チャットマガがあれば面白いなと思います。(メルマガのように、ある企業や人物のチャットマガ登録をしたら、欲しい情報がチャットワークに届く仕組み。メールよりチャットワーク画面を見ている方が圧倒的に多いので、その方が楽に情報を受け取れるなと思います)
● あったらいいなという機能というより、「既読」機能は絶対つけないで欲しいです。笑(すぐに返信せねば…というプレッシャーになるので)


Q:チャットワークと連携して欲しいクラウドツールはありますか?

高野さん:他のツールと連携すると使い方がややこしくなる気がするので、今のシンプルな形がいいと思います。


Q:チャットワークと併用しているクラウドツールはありますか?その活用方法も教えてください

高野さん:

① Google Apps
カレンダー共有、お客様とのメールのやりとり、Googleドキュメント、スプレッドシート、申込みフォーム作成等。最近は、ワードやエクセルなどは全く使わず、Google Appsで事足りるようになりました。ダウンロードする際も、docsやpdfなどの拡張子変換が可能なので、支障なく使えています。

② Googleアラート
キーワードを入れておけば勝手にWEB上の情報収集をしてくれるので、秘書が出来たみたいで便利です。


Q:高野さんにとって、チャットワークとは?

高野さん:「仕事の相棒」です。
最近はチャットワークが無いと全く仕事になりません。チャットワークは心の通った温かいツールだと思うので、インフラという機械的な表現よりも、相棒というパートナー的な表現がしっくりきます。


Q:最後に、高野さんがこれからチャレンジしたい事はありますか?

高野さん:仕事では、女性活躍が進む企業と、仕事を頑張りたい女性が出逢える若手女性の採用イベントのサービスを実施していくので、それを軌道に載せること。そして「Woo!」というサイトを、関西の働く女性により愛され、浸透するサイトに育てることです。
プライベートでは、今年第二子を出産するので、この勢いで3人目も欲しいな…と思っています。




高野さん、ありがとうございました!
関西での活動を中心にチャットワークを広めてくださっている高野さん。お会いするたびに公私共にキラキラ輝いていて、同じ女性として憧れます!これからもよろしくお願いします。
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