「メールは非効率だけど、ビジネスチャットが本当に効率的なの？」
と考えるビジネスマンに向けた連載企画第２回目です。
前回はメールとビジネスチャットの機能の違いについてご説明させていただきました。
今回はビジネスチャットの使用イメージを仕事上のやりとりを例にメールと比較してご説明します。
似ているようで全然違う！メールとチャット比べてみた
前回の記事では、ビジネスにおけるコミュニケーションツールとしての、メールとチャットの違いをざっくりとお話ししてきました。
今回は、仕事中にありがちなメールとチャットの利用シーンを通して、それぞれの違いをさらに詳しくご紹介します。
商品の納期を問い合わせたいだけなんだけど…
- メール：用件以外の文章が多く、作成に時間かかる
例えば、取引先へ「納期がいつになるか」を問い合わせたい場合、メールだと用件のみの文面で送るわけにはいきませんよね。
新規のビジネスメールを作成しようと思ったら、まずは件名、それから宛名として、相手の会社名・部署名・役職名・名前、そして挨拶を挟んで、ようやく「納期はいつごろとなりますでしょうか」という用件にたどり着きます。もちろんそれで終わりなわけではなく、文面はさらに結びの挨拶、自分の署名などが続きますよね。
聞きたいのは納期のことだけなのに……。ビジネスメールでは、用件よりもそれ以外の文章が多くなってしまうことがほとんどです。
- チャット：無駄な文章は不要！用件のみのメッセージを送れる
新しいメッセージを送るときも、チャットなら送りたい相手やグループのチャット名を選ぶだけ。いちいち件名や宛名、挨拶や署名などといった用件以外の文章を書く必要はありません。
チャット画面を開けば、今までのやり取りも一覧できますから、「あの商品の件ですが、納期はいつごろになりそうですか？」「3月1日の予定です」といった簡単なメッセージで、必要なやり取りを終えられます。
このプロジェクトの情報、部署のみんなと共有したい！
- メール：作成のたびに宛先設定が必要だと、入れ忘れてしまう
メールを送ろうと思うと、毎回のようにTo・Cc・Bccを設定しなければなりません。情報を共有したい人数が多ければ多いほど、時間がかかってしまいます。また、うっかり必要なメンバーを設定し忘れてしまった経験がある人も多いですよね。
宛先の入れ忘れだけでなく、担当者の増加・変更などがあれば、情報を共有するにはメールを再送しなければならず、二度手間となってしまいます。
- チャット：グループを作っておくだけで、共有漏れを防げる
チャットなら、部署やプロジェクトチームなど、必要なメンバーを選んでグループを作っておくだけ。グループのチャットルームに送られたメッセージはメンバー全員に届くので、情報の共有漏れを防げます。
また、担当者が増えたり変わったりしても、そのグループに追加をするだけで、過去のやり取りもさかのぼって閲覧できます。いちいち今までのメッセージを再送する必要はありません。
納品先の住所を書き間違えて送ってしまった…
- メール：誤送信をしたら取り返しがつかない
一度メールの送信ボタンを押したら、取り消しや編集はできませんよね。送信後に書き間違いや情報の誤りに気付いたら、再度訂正のメールを送らなければならず、非常に面倒です。また、送信先を間違えてしまうと、情報漏洩などにもつながってしまうため、重要な情報を取り扱う場合は細心の注意が必要となります。
- チャット：メッセージは送信者が削除・編集できる
チャットなら、メッセージを送信してから間違いに気づいた場合も、すぐに修正や削除をすることが可能です。
また、チャット画面では、相手との過去のやり取りが常に表示されています。そのため、相手を間違えての誤送信は、メールよりも起こりにくいかと思います。
※すべてのチャットツールが削除に対応しているわけではありません。
「納期変更」の連絡、みんなちゃんと確認してるかな？
- メール：大量に届くと重要なメールを見落としてしまいがち
メールの場合、迷惑メールやダイレクトメール、とりあえずCcに入れられているメールなども、いっぺんに受信フォルダに届きますよね。
そのため、量が多くなってくると、重要なメールをうっかり見落としてしまいがちです。大事な情報が届いているのに気づかないままでいると、重大なミスや損失を引き起こしてしまいかねません。
- チャット：迷惑メッセージが届かず、大事なメッセージを見逃さない
チャットであれば、メッセージをやり取りできるのは自分でコンタクト追加した相手だけ。知らない相手から、迷惑メッセージが届いたりはしないので安心です。
ログは送信先ごとの一覧表示でさかのぼりやすく、大事なメッセージが埋もれることもありません。特に「この日までに確認や返信が必要！」といった用件のメッセージには、タスクとして期限を設定しておくことも可能ですので、メールで起こりがちな見落としや対応漏れも防げます。
改めて振り返ってみると、メールとチャットは意外と異なる部分が多いですよね。
次回の記事でも引き続き、まだまだあるメールとチャットの違いについてご紹介したいと思います。
元ITエンジニアのライター。現在はエンジニア経験を活かしつつ、IT・キャリア・人事系の記事を中心に執筆中。ITサービスを活用した仕事におけるコミュニケーション術などに興味がある。
