こんにちは、Chatworkの広報です。
最近、暗いニュースが続いており、どうしても気分的にも落ち込んでしまうことも多いと思いますが、今1人1人ができることは何かと考え取り組みながら、1日も早い新型コロナウイルス感染症 （COVID-19）の収束を願うばかりです。
さて、新型コロナウイルス感染症拡大の影響で、テレワークや在宅勤務を推進する企業が急増しています。また、昨日2020年4月7日安倍首相より緊急事態宣言が発令となったことで、より一層急増していくことと思います。
このような状況の中で、初めてテレワークや在宅勤務を導入した企業の方から「テレワークをどうおこなえば良いかわからない」や、「テレワークで困っていることがある」という声も数多く寄せられています。
そこで本ブログでは、当社も何か役に立てることはないかと考え、このような課題を持つ皆さまに参考情報として、これまで時間と場所にとらわれない働き方を実現してきたChatwork社内の組織体制や、新設した取り組みや制度について紹介します。
【Chatwork社内の組織体制や制度について】
在宅勤務について- 全社として、オフィスへの出社を禁止（2020年4月6日より）
- やむを得ない出勤が必要な場合は、MGR（マネージャー）に相談
- カフェやコワーキングスペースでの勤務を禁止
社内に対する案内について
- 災害対策本部より毎週明けに会社としての勤務体制方針をチャットで共有
- 社長より、全社朝礼にて方針発表
対外的なテレワークの案内について
- イベントやセミナーなどはキャンセルし、オンラインのみで実施
- 取引先やお客さまのところへの訪問は禁止し、オンライン面談を提案
- 採用面接はすべてオンラインでの実施に変更
- 社内外の人との飲み会や会食を自粛
社内コミュニケーションについて
- 主に「Chatwork」を使用
- 会議は、ビデオ通話「Chatwork Live」を中心にその他ツールも使用
- 社内の雑談チャットや、ビデオ通話「Chatwork Live」を活用した「オンライン飲み会」などを任意で開催
社員をサポートするために新設された取り組みや制度について
- 「非常時特別手当」の新設
- オンライン健康相談サービス「first call」の期間限定導入
- 「最新デバイス購入支援制度」を「一歩先の働き方支援制度」へリニューアル
- 人事とオンライン1on1を実施
【在宅勤務に関して】
Chatworkでは、企業の働き方を支援するビジネスチャット「Chatwork」を提供している会社だからこそ、これまで社員の状況に応じて時間と場所にとらわれない働き方を実現するべく、テレワーク・在宅勤務を取り入れてきました。そしてさらに、今回の緊急事態宣言の発令を受け、2020年4月6日（月）よりオフィスへの出社を禁止し、全社員在宅勤務にしました。ただし、やむを得ない事情で出勤が必要な場合は、各MGRに相談の上、判断するようにしています。
社員のその日の業務開始と終了の管理に関しては、本部ごとの「勤怠報告チャット」にて各自で報告し、把握しやすくするように管理しています。
【社内に対する案内について】
社内に対する案内については、社内の「災害対策本部」より毎週明けに会社としての勤務体制方針を判断・決定し、チャットで全社員に対して伝えています。また、月に1回開催している全社朝礼では、当社の代表取締役CEO兼CTO 山本が直近の新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の状況共有や、会社としての考え方や組織体制について社員の理解を深める場を設けています。また、現在、さまざまな情報が飛び交い、デマなども流れたりする中で、本当に正しい情報を社員にしっかり伝えることも大事にしています。
【対外的なテレワークの案内について】
対外的なテレワークの案内については、イベントやセミナーなどはキャンセルし、オンラインのみでの実施とし、取引先やお客さまのところへの訪問も禁止し、オンライン面談を提案するようにしています。もし難しい場合は、アポイントの変更・キャンセル対応をしています。また、採用面接もすべてオンラインでの実施に変更しています。
会社内での飲み会・社外の方との会食に関しては、自粛するようにしています。その代わりに、コミュニケーションの一環として、「オンライン飲み会」を任意で開催しています。
また、4月1日の「新体制発表＆新入社員紹介」および新入社員の研修に関してもすべてオンラインで実施しました。
現状ではこのような状況となりましたが、新型コロナウイルスが収束したのちに、改めて入社式をおこない、盛り上げていけたらと思います。
【社内コミュニケーションについて】
社内コミュニケーション方法は、全社員がChatworkを活用しています。普段から仕事中でもホッとひと息つくための工夫として、「雑談チャット」や「デイリーチャット（daily）」、「デイリー三行情報提供チャット」などの全社員が見れるグループチャットがあり、仕事中でも気軽にコミュニケーションが取りやすい環境づくりをおこなっています。
全社員が在宅勤務になることで、なかなか対面でのコミュニケーションができなくなった現状でもコミュニケーションが活発におこなわれ、安心感にもつながっています。
※「雑談チャット」とは、気軽に雑談できるチャットです。
※「デイリーチャット（daily）」とは、デイリーの内容について気軽にコメントしあうチャットです。
※「デイリー三行情報提供 [3行]チャット」とは、参考になる情報やニュースを提供するためのチャットです。
また、最近では「オンライン飲み会」が話題になっていますが、当社でもビデオ通話「Chatwork Live」を活用したオンライン飲み会を開催しました！今回は、当社の「コーポレート本部」の参加可能なメンバーが集い、各自自宅にあるお酒を片手にゆるく開催したので、その様子を紹介します。
【社員をサポートするために新設された取り組みや制度について】
今回、全社として在宅勤務にすることで出てきた課題としては、これまでの経験から在宅勤務に慣れている社員も多くいる一方で、長期間での在宅勤務に慣れていない社員の戸惑いの声もいくつかありました。それを受けて、会社として新たに社員をサポートするための取り組みと制度を新設することにしました。- 「非常時特別手当」の新設
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の拡大防止対策として、マスク・アルコール消毒液の購入や在宅環境の整備などで、社員の経済的な負担が増加している状況にありました。この状況を改善するために、在宅勤務が継続している間、当社の直接雇用の全員に対し、適用する手当を新設しました。
- 月4,000円の「非常時特別手当」を配布（毎月の給与にあわせて支給）
- オンライン健康相談サービス「first call」の期間限定導入
「first call」は、自身や家族の体調についての悩み、健康に関するちょっとした相談にも、医師が丁寧に回答してくれるサービスです。
- オンラインで医師に対して健康相談をおこなうことができるサービス
気になることをチャットで相談すると（投稿は匿名になります）、短時間で数名の医師から回答をもらえます。少しでも気になることがあれば気軽に相談ができるので、安心感にもつながります。
- 「最新デバイス購入支援制度」を「一歩先の働き方支援制度」へリニューアル
- 働く環境づくりの支援として、PC周辺機器や在宅勤務のためのグッズ費用について、一部を会社が補助する制度
2020年4月より「最新デバイス購入支援制度」を、「一歩先の働き方支援制度」へリニューアルしました。
今回の新型コロナウイルス感染症 （COVID-19）の拡大により全社員が在宅勤務となる中で、もともと制度としてあった「最新デバイス購入支援制度」の対象範囲では支援しきれないケースがあり、全社員に公平に利用してもらうためにリニューアルすることにしました。
補助金額は、1製品につき購入金額の50％を会社から支給します（上限5万円、年間上限額15万円）。リニューアルにより想定予算は、年間上限額を全社員が使用した場合、社員数114人（2020年3月末日時点）×上限額15万円＝1,710万円となります。
また、メンタルヘルスマネジメントの一環で、人事担当と気軽に相談できるオンライン1on1を実施することにしました。生活リズムが変わり、不安やストレスが溜まってしまう悩みなどいつでも社員が相談できる取り組みです。
【在宅勤務に適した仕事の環境づくりについて】
今回、全社員が在宅勤務となったことで、普段からリモートワークに慣れていない社員から不安の声も上がりました。そこで、Chatwork上で「在宅ノウハウ教えてチャット」というグループチャットを臨時で作成し、普段からリモートに慣れている社員からの知見や、急な在宅勤務となった社員の悩み事を社内全員で共有することにしました。その内容を一部を抜粋し、紹介します。
＜社員の回答一部抜粋＞
メリハリのつけ方
- パジャマで仕事をしないようにする
- 意識的に席を離れるようにする
- 朝起きたらラジオ体操をする
- 散歩をする
- 筋トレをする
- デュアルディスプレイを使用する
- なるべく良い椅子を使用する
- 良いイヤホンマイクを使用する
- 疲れにくいキーボードを使用する
- 美味しいランチを食べる
- 美味しいコーヒーをいれる
- 作業用音楽を聴きながら仕事をする
- 足つぼマットを使用する
- ストレッチロールを使用する
- 「雑談チャット」の使用頻度を上げる
- 「Chatwork Live」で雑談する
- 「オンライン飲み会」に参加する
- ディスプレイの中心を目線より少し下の高さにする
- アームレストに肘を載せて肩に負担をかけない
- お風呂でマッサージをする
- 飼い猫やペットに癒される
- 動物の動画を見る
- コーポレート本部はみんなでビリーズブートキャンプをする
【まとめ】
以上、ビジネスチャット「Chatwork」を提供している当社だからこそ伝えられる、社内の在宅勤務体制やノウハウを紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。現在、新型コロナウイルス感染症 （COVID-19）に関する情報や状況は刻々と変化しています。本ブログがテレワーク・在宅勤務を導入する皆さまの安心・安全に少しでも役に立てれば幸いです。
最後まで読んでいただきありがとうございました。
