2015年12月14日月曜日

運用ルールを決めると、チャットワークがさらに強力なツールに!②

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いつもチャットワークをご利用いただき、誠にありがとうございます

何気なく行っているチャットワークでのコミュニケーション。

運用ルールを決めて使うことで、さらにみんなが効率よく利用でき、チャットワークの利点を最大限に活かせます。
チャットワークを初めて利用する方でも、運用ルールが用意されていると、つまずくことが少なくなり、スムーズにコミュニケーションが始められますので、運用ルールはぜひ決めておいてください。

今回は運用ルールの一例の第二回となります。参考にしていただき、所属されている組織ならではの運用ルールを作成していきましょう。



一回目の記事はこちら:運用ルールを決めると、チャットワークがさらに強力なツールに!①

運用ルール例④タスクの管理ルール


チャットワークの特徴の1つがタスク管理機能です。
この機能を上手に利用することで、コミュニケーションの効率化が行え、グループチャットのメンバーはスムーズにタスク処理ができます。

細かくルール化したい場合は、下記の段階ごとに考えてみましょう。

・タスク化のタイミング:いつタスク化するべきか

・タスク内容の書き方:どのような情報を書くべきか

・タスクを振る相手:タスクを振るのに適切なメンバーは誰か

・期限の設定:タスクにかかる作業時間、日数を考える

・タスクの完了タイミング:何を持ってタスク完了とするか

参考:タスクの管理ルール例(ChatWork社が利用している外部サイトへ移動します)


実例としては、次のようなものが考えられます。

何をやればいいのかを明確に表現できる文章のひな形を作っておく
タスクに書く内容が伝わらないものだと、それを確認するためにメッセージで確認、という無駄な手間が発生します。できるだけ書く内容を統一することで伝わりやすい書き方が広まっていきます。

決まっている業務は標準工期を書いておく
タスク化することに慣れてない人は、標準的な工期がどのくらいかかるのかが分からないことが多く、場合によっては失礼な無茶振りになってしまうかもしれません。
タスクの内容で共通化できるものがあれば標準工期などを設定しておき右上の掲示板に書いておくといいでしょう。タスク化するときに「標準とどれだけ違うのか?」を比べられるので、無茶なタスク振りが減るでしょう。


部署間の業務チャットではメンバー機能を制限
部署間で業務をする際に、メンバーの業務量を上長が調整することはありますよね。

メンバー同士が自由にファイルをやりとりしたりタスクを振るのではなく、意見はみんなで交換しつつ、さあやるぞ、という際には上長がタスクを振るなど、既存の業務ルールを反映させることができます。


運用ルール例⑤ファイルの管理ルール


ファイル保管場所としても大きな容量のあるチャットワークですが、画像や映像データを頻繁に利用される業務においては、それでも不足する場合があります。

※容量の増加は、オプション料金の追加で承ります。​(ChatWork社サイトへ移動します)

細かくルールを作るなら、下記のポイントを考えてみましょう。

・ファイル名:ファイル名のつけ方をテンプレート化しておく

・ファイルの削除タイミング:プロジェクトが終わったら、3ヶ月たったら、など

・ファイルアップロード場所:ファイルアップロード専用チャットを用意する

参考:ファイルの管理ルール例(ChatWork社が利用している外部サイトへ移動します)

実例としては、次のようなものが考えられます。

ファイル名にルールを設ける
あらかじめファイル名のつけ方を決めることで、検索で探しやすくなったり、不要になったファイルを検索してまとめて削除できるようになります。

日付でもいいですし、共通のPJ名称、アップロードした人の名前でもいいですね。

ファイル保管用のチャットを運用する
ファイルはチャットごとに付けるよりも、ファイル保管用のチャットを作っておいてそこに保管します。「◯◯PJ用ファイル置き場」といったチャットを新たに作ってみましょう。

ファイルをアップしたら、すぐにそのリンクを取得し、関係するチャット上でファイルの保存場所として投稿すれば、チャット内で効率良くファイルをやりとりできます。

プロジェクトが終了した時に、過去の記録としてメインのチャットは残しておきつつ、ファイル置き場チャットを削除すれば、ファイルだけ一気に削除することができます。

ファイルの削除ルールを決める
ファイルはアップロード順に並びますので、毎月月末に古いものを削除したり、データ量の多い画像ファイルを拡張子で検索して、定期的に削除するなど、ちょっとしたルールを作るだけで、定められた容量の範囲内で運用することが可能です。

アップロードするファイルには必ず日付表記をするなど運用ルールを決めると、効率よく古いものから削除できますね。



運用ルール例⑥運用ルールのフォーマット


①~⑤までの記載例をテンプレート化しています。
社内展開・説明会など行う際に、書き換えてご利用ください。

参考:運用ルールフォーマット例(ChatWork社が利用している外部サイトへ移動します)

こちらのリンク先から、テンプレートをdocx形式でダウンロードできます。

いかがですか?

世の中にはいろいろな企業文化があるので、所属されている組織に合わせたルールを作ることで、業務を効率化できるでしょう。
また、運用ルールは、最初に決めた時だけでなく、運用が進んだ段階で適宜見直しをしてください。

ぜひみなさんなりの運用ルールを決めて、チャットワークを活用してくださいね。

これからも皆様にチャットワークをより快適にご利用いただけるよう、機能の見直しや改善などを進めてまいります。

皆様のご要望が今後の開発における重要な参考情報となりますので、ChatWork ご意見・ご要望フォーラムへのご投稿を心よりお待ちしています

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※導入検討に役立つ、チャットワーク活用資料を公式サイト限定でダウンロードできます

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