2015年12月14日月曜日

運用ルールを決めると、チャットワークがさらに強力なツールに!①

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いつもチャットワークをご利用いただき、誠にありがとうございます

何気なく行っているチャットワークでのコミュニケーション。

運用ルールを決めて使うことで、さらにみんなが効率よく利用でき、チャットワークの利点を最大限に活かせます。
チャットワークを初めて利用する方でも、運用ルールが用意されていると、つまずくことが少なくなり、スムーズにコミュニケーションが始められますので、運用ルールはぜひ決めておいてください。

今回は運用ルールの一例を紹介しますので、参考にしていただき、所属されている組織ならではの運用ルールを作成していきましょう。



運用ルール例①グループチャットの作り分けをルール化してみる


チャットワークが便利な点の1つは、あの話題についてみんなで共有したい、今日新たにプロジェクトが始まった、重要なお客様との取引が始まった、など臨機応変な業務状況に応じてすぐに新しいグループチャットを立ち上げ、業務をチャット化していくことで迅速に必要なメンバーと業務が始められることです。

従って、グループチャットを新規作成することがたびたび発生することになるので、グループチャットを作り分けるルールは重要です。

・グループチャット名:名前のルール

・アイコン:識別しやすいアイコンの選択

・メンバー:そのグループチャットに入れるメンバーの範囲

・グループチャットの目的:情報共有?意見交換?業務フローの一環?

・グループチャットを作る人:グループチャットを作成する担当を限定すると、ルールを徹底しやすくなります

・メンバーの権限:スピーディーにメンバー追加を行いたいグループチャットなら全員を管理者にするなど

参考:グループチャットの作り分けルール例(ChatWork社が利用している外部サイトへ移動します)

「チャット名」については、チャットワークで使っている「グループチャットの命名規則」をご紹介します。
例えば、プロジェクト管理に使っているグループチャットのチャット名に[PJ]などと付けるようにルール化しておくと、[PJ]をキーワードに検索すると、プロジェクトが一覧で確認できるようになります。

参考:グループチャットの命名規則(チャットワークのヘルプサイトへ移動します)


また個別の業務だけでなく、社内に以下のようなグループチャットを作成することで、社内コミュニケーションの効率化にもつながります。

社内告知専用のグループチャットを作り、従業員全員をメンバーに加える
発言者となる人は権限を「メンバー」に、その他の人は「閲覧のみ」に。
全員が参加するグループチャットはメッセージに対してメッセージを返すと、返したメッセージを全員が見ることになるので、確実な告知を目的とする場合はかえって効率が良くない場合があります。

人事・個人情報は1対1のチャットで
住所の変更、給与明細の通知、家族の扶養情報など、社員の個人情報に関わることは、社員と人事・総務部門の担当との1対1チャットを作るといいでしょう。

また場合によっては、社員の駆け込み寺的な位置づけの1対1チャットを作り、相談者と人事などの担当、あるいは産業医が1対1でチャットができるようにしてもいいでしょう。

会社の中でも楽しい話題を
会社周辺のランチ口コミ情報をまとめたグループチャットを作り、アイコンは食べものを連想させるもの、権限は「メンバー」にします。オススメメニューは【オススメ】などと共通のキーワードを入れるようにしてもいいでしょう。

会社周辺のグルメ情報は気になりますよね。写真それぞれのグルメ情報を一つのグループチャットに集約することで、全員のランチタイムが楽しくなりますよ。


運用ルール例②表現方法をルール化してみる


新しくチャットワークを利用する人には、マナーとして、チャットに書き込む際の基本的なルールを導入時にお伝えしておきましょう。

またメンバーは権限設定を変更することで、チャットやタスク、ファイル添付に制限をかけられます。グループチャットの主旨に合わせて変更してみましょう。

参考:チャット上の表現のルール例(ChatWork社が利用している外部サイトへ移動します)


実例としては、次のようなものが考えられます。

まずはチャット機能に慣れてもらう
チャットワークの利用が初めての人には、「TO」を使いながら、一通りチャットでやりとりをしてみる。
必要に応じてエモーティコンを多用しながら、チャットワークで気軽にコミュニケーションができることを実感してもらう。

ツールが使いこなせるようになるまでに、まずはツールの印象が大事です。「使いやすい!」「楽しい!」と思えれば、最初の難関はクリアできそうです。

決まった業務の文例は掲示板に書いておく
よく使う文例集を作り、右上の概要に書いておいてもいいですね。コミュニケーションの中で文例集があれば、それをベースに使う機会が多くなるので、やり取りが標準化されます。

文章を作るのが苦手な人にとっては、文章作成に時間がかかるものです。伝えたいことがあるのに表現ができないことほどもどかしいものはありません。文例集を用意しておけば、効率良くコミュニケーションを取ることが可能です。


運用ルール例③使用ルール


チャットワークをどういう位置づけにするのか、利用する際のルールを考えましょう。

参考:チャットワークの使用ルール例(ChatWork社が利用している外部サイトへ移動します)

作業時間を決めていなければ、プライベートの時間にも、夜間にもどんどん仕事してしまう事になってしまいますね。移動中にスマホでチャットワークのアプリを利用する人も多いと思いますが、通知をオフにする時間を設定することも出来ますよ。


実例としては、次のようなものが考えられます。

営業時間+1時間はチャットワークで連絡が取れる状態にしておく
営業時間終了間際にクレームが入り、「今日中に対応が必要」という事態もあるかもしれません。そういう場合の対応も考えて、少し余裕をみてチャットワークで連絡が取れる状態にしておくとよいでしょう。

緊急時の連絡先を責任者が把握しておく
天災などで交通機関が麻痺してしまうことや、忌引きなど、予測不能の出来事があるかもしれません。突然の出来事への対応を決めておくと、いざという時に対応が早くなります。

連携して使用するツールを統一しておく
チャットワーク以外のツールも使う場合、チャットワーク同様にみんなで使う標準のツールに規定し、バージョンなども把握しておきましょう。

例えば、チャットワークは製作途中のファイルのやりとりや確認で使用し、完成したファイルをDropboxやGoogleドライブに保存、共有するなど。

続きを読む:運用ルールを決めると、チャットワークがさらに強力なツールに!②


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