2017年2月14日火曜日

リモートでもイベントを成功させる5つのポイント(前編)

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こんにちは!ChatWorkの広報です。
外出禁止のリモートワークをしていた病気療養中に、台湾でチャットワークをPRするプレスイベントを行いました。

本来であればイベントをディレクションする立場として現場に行く身ですが、出張にも行けない中でイベントを成功させなければならない状況に追い込まれ、リモートでいかにこのイベントを成立させるかに苦心しました。

今回はリモートでもイベントを成功させるための5つのポイントを前編と後編の2回にわたり紹介します。



イベントを成功に導く鍵は認識合わせ・事前準備・チームワーク


イベントディレクションは通常、企画立案から進行管理、現場監督までイベントにつきっきりになります。時間的な制約や関係各所との調整などプレッシャーがかかることも多いですが、イベントの類はチームでゴールに向かってひとつのものを創り上げ、終了後には何とも言えない充足感をメンバーと分かちあえるところが好きです。

今回はイベント当日に立ちあうことが叶わないため、遠隔でイベントを成功させるために必要なことは何かを常に意識しながらプロジェクトを進行しました。

対面のミーティングができず、現場監督不在のイベント実施はプロジェクトメンバーにとってもわたしにとっても初めてのこと。このプレスイベントの経験を通して、リモートでイベントを成功させる鍵となるのは、プロジェクトメンバーとの認識合わせ・事前準備・チームワークの3つに尽きると感じました。


◎企画立案段階
1. 企画目的 / 背景 / ゴールの設定


(キャプション:MindMeisterでまとめた企画の一部)

リモートであるか否かに関わらず、イベント成功のために重要となるのがイベントの目的と背景、ゴールを明確にすることです。「何のためのイベントなのか」を明確にすれば、コンテンツもおのずと決まってきます。

ChatWorkでは生産性向上のため、内輪だけのミーティングに作り込んだ資料は用意しません。MindMeisterでブレインストーミングしたのち、想定ターゲットやアイディアを絞り、ゴールを設定し、ブラッシュアップしたものがそのまま企画書の役割を果たします。企画を簡潔にまとめ、プロジェクトチームへの周知と理解を徹底することで、メンバーの共通認識を一致させます。



2.プロジェクトメンバーの決定



誰をどこに配置し、どんな役割を担ってもらうかは非常に重要です。ChatWorkの場合は、プロジェクトごとに部署をまたいでメンバーをアサインします。今回のようなプレスイベントの場合は、広報がリーダーとなり、社内のデザインチームや現地のPR代理店などがプロジェクトメンバーとなります。本プロジェクトではメンバーが決まった段階で、誰に何を担当してもらうかを細かく決めました。イベント当日に不測のトラブルが起こっても、現場監督が会場の状況を読んでフォローに回ることができないからです。

今回のプロジェクトはメンバー全員に初期の段階からイベント運営のディスカッションに参加してもらいました。そうすることで当事者意識がより芽生え、自分の役割の範疇ではなくても、提案やアイデア、率直な意見を発信してくれるようになりました。


後編ではイベント準備段階から当日までのポイントを紹介します。
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