こんにちは！ChatWorkの広報です。
前編と後編の2回にわたり、リモートでもイベントを成功させるポイントを紹介しています。
前編では企画立案段階でイベントを成功させるためのポイントを挙げました。後編ではイベント準備段階から当日までのポイントを紹介します。
イベント準備ー実施まで
前編でイベントを成功に導く鍵はメンバーとの認識合わせ・事前準備・チームワークの3つであるとしました。イベント当日までの準備では特にこの3つが重要になってきます。
◎イベント準備段階
3.綿密なガントチャートの作成と情報共有
ChatWorkではすべての業務をチャットワークで行うことを基本としているため、イベントに関するやりとりもチャットワーク上で進めていきます。イベント趣旨とメンバーが決まったら、まずはプロジェクト専用のグループチャットを作成し、イベントに関わるやりとりをそのグループチャットに集約します。通常であれば、プロジェクト発足の段階で対面のキックオフミーティングを行いますが、今回は私がリモートワーク期間中だったため「ChatWork Live」を使ってライブで行いました。
次にガントチャートを作成し、スケジュール管理を徹底する体制を構築します。誰がどの作業を行い、どの程度の進捗率なのか、メンバー全員が視覚的に状況を確認できるようにすることで、メンバーが仕事をしやすい環境を整えました。タスクの進捗が遅れていれば必要に応じてフォローに入れるようにしました。
また、些細なことでも疑問に感じることがあれば、担当メンバーと確認し、必要に応じてライブミーティングを重ねました。例えば、今回のイベントでは実際に会場を下見することができなかったため、図面や動画、写真で会場を確認し、不明点は現地にいるメンバーが会場に赴いて、そこでライブミーティングをしながら確認するといった具合です。些細なことでもこまめにやりとりをすることで、意思疎通がしやすくなり、チームビルディングにもつながります。
4.トラブル予防策を怠らない
どんなに事前準備を万端にしても予期せぬトラブルは発生するものです。そのリスクを最小限に抑えるべく、「会場のwifiがつながらなかったら」、「想定よりも招待者が飛び込みで多くきたら」など、事前に予測できるトラブルをリストアップし、メンバー全員で対策を考えておくことで当日にトラブルが起きても対応できるようにしておきます。
◎プレスイベント当日
5. チームを信じる
いよいよイベント当日です。この日のためにプロジェクトメンバーはイベント運営に関わるすべてをチームで共有し、準備を一緒に行ってきました。各々の役割を全員が把握し、共通の成功イメージを持てている状況です。ここまで準備が整っていればあとは現地メンバーを信じるだけ。当日は「ChatWork Live」で現場とつないでもらい、会場の設営から本番、終了までを日本の自宅から見届けていました。本番では「ChatWork Live」のデモンストレーションでわたしも少しプレゼン出演させていただき、良い思い出となりました。
まとめ
おかげさまでイベントは盛況のうちに終えることができました。プレスイベントを実施したことで、多くの現地メディアやインフルエンサーにチャットワークを紹介してもらうことに成功しました。チャットワークの1日あたりのダウンロード数も新記録を樹立しています。
本音を言えばやはり現場に立ち会いたかったですが、プロジェクトの進行を工夫することでリモートでもイベントをディレクションできることを経験しました。今後やむを得ず同じような状況に陥っても、チームでの認識合わせ・事前準備・チームワークの3つに注力すれば、リモートであってもプロジェクトを成功に導くことができるという自信につながりました。
