2018年6月27日水曜日

チャットワークとX-pointを連携して承認決裁など業務プロセスを効率化しよう!

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ChatWorkは、株式会社エイトレッドが提供するワークフローシステム「X-point(エクスポイント)」ならびにクラウドワークフロー「X-point Cloud(エクスポイントクラウド)」とチャットワークの連携をおこないました。本連携により、承認依頼や差し戻し情報をチャットワークに自動通知したり、X-point上で管理者が提出期限の設定をおこなうとチャットワークの「タスク」が自動追加されるようになります。

今回はその使い方について紹介します。

X-pointとは?

X-pointとは、さまざまなオフィスワークを電子化し、作業負担を軽減するワークフローシステムです。従来利用している書類をそのまま入力フォームのデザインに使用できるため、稟議や経費精算、日報、作業依頼、勤怠申請など、社内の様々な業務フローを変えることなく、申請・承認といった社内業務手続きをスムーズに電子化できます。

チャットワークとX-pointを連携することで、X-pointの各種情報をチャットワークに自動通知したり、タスクを自動的に追加することができるようになります。


チャットワークとX-pointを連携するには

1. X-pointのお申し込み
X-pointをこれから利用する場合は、X-point製品サイトから申し込みます。サービスは30日間無料トライアルで使い始めることもできます。
クラウドワークフローX-point Cloud(エクスポイントクラウド)とも連携が可能です。


2. チャットワーク通知先の設定
X-point上のチャットワーク通知先設定の画面で、チャットワークに通知するグループチャットの「ルームID」と「APIトークン」を設定します。
X-pointのシステム管理者は[ユーザー管理画面] > [チャットワーク通知]画面で、個人ユーザーは[個人設定] > [チャットワーク通知先]画面で設定します。


なお、個人ユーザーでのチャットワーク通知先設定の変更は、X-pointのシステム管理者がドメイン設定で変更を許可することで可能になります。


3. チャットワークのAPIトークンを取得し入力する
チャットワークとX-pointを連携させるためにはAPIトークンが必要になります。APIトークンは、チャットワーク画面の右上にあるユーザーアイコンをクリックし、メニュー内にある「API設定」 から取得できます。詳しい取得方法は、「API Tokenを発行する」を確認しましょう。



なお、企業がチャットワークを契約している場合は、チャットワークAPIを利用するにあたり組織管理者への申請が必要になります。詳しくは「APIの利用申請を承認・却下する」を確認してください。

4. 通知したいグループチャットのルームIDを取得し入力する
X-pointからの情報を通知したいグループチャットに移動してください。グループチャットのURL末尾の「rid」に続く数字がルームIDになります。


5. テスト送信を行い、設定を保存する
「テスト送信」をクリックすると、設定したルームIDのグループチャットにテスト投稿がされるので確認してください。テスト投稿に問題がなければ「保存」ボタンをクリックして設定完了です。


チャットワークとX-pointを連携することにより、承認依頼やコメントのやりとり、提出期限のお知らせ、督促通知などの重要な情報をグループチャットに通知・タスク化することで、業務の抜け漏れを防ぐことができます。


承認決裁など、業務プロセスのより一層の効率化にぜひ役立ててくださいね!

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