ユーザー同士がチャットワークの活用方法や悩みを互いにシェアできるユーザー会「ChatWork Café」が札幌で開催され、ChatWorkのマーケティング担当も参加してきました。
今回は、ChatWork Caféでの学びをレポートします！
そもそもChatWork Caféとは？
ChatWork Caféは、「こんな活用方法があるよ！」、「こういった悩みがあったから、改善案を考えてみたよ」など、チャットワークのちょっとした運用テクニックや悩みを互いに共有することを目的とした、有志で地域ごとに支部を立ち上げ不定期に開催されているユーザー会です。一般的な企業主催のセミナーとは異なり、ユーザー主導の会の場合、日頃からサービスを使っているユーザーが実際に感じた情報がシェアされます。
ChatWork Café Vol.1@札幌は、『チャットワークの活用方法について語られることが少なく、「使えないよね」で話が終わってしまって悲しい思いをしたことがある。もっと便利な使い方を気楽に共有したい！』といったユーザーの想いから2017年12月21日に開催されました。
日本初！ChatWork Café Vol.1@札幌の内容
ChatWork Café Vol.1＠札幌は、チャットワークが大好きな人や、これから使ってみたい人、使っているけどもっと便利な使い方をしたい人を対象として開催され、当日は約10名のユーザーが参加しました。
まずChatWork Café 札幌支部 運営メンバーの株式会社ネオラボ 中山亜子さんがChatWork Caféのコンセプトについて話をした後に、同じく運営メンバーのアノテーション株式会社 田邊友恵さんが、チャットコミュニケーションのコツや工夫について話しました。
ユーザーが直面していた3つの問題と解決策
チャットワークをはじめとするITツールを使いこなしている田邊さんは、アナログな職場環境からIT企業への転職を機に、さまざまなITツールに触れることが増えたそうです。その中でも特に使いこなすのに1番苦労したのが「チャットコミュニケーション」だったとのこと。その理由は2つ。1つ目は「ビジネスでチャットを使う際のお作法」はネットや本で調べてもどこにも載っておらず、どのようなやり取りが正しいのか誰も教えてくれなかったこと。
2つ目は、販売スタッフや広告営業など「対面でコミュニケーションをとる仕事」から一転、IT業界に入ったことにより情報伝達の9割がチャットでおこなわれる「顔が見えない相手とコミュニケーションをとる仕事」になったこと。
そんな田邊さんが、チャットコミュニケーションに慣れるまでの1年間で直面した3つの問題とそれに対する改善策が以下です。
【隣の席なのに話しかけられない問題】
（例）オフィスがすごく静かで話しかけにくい、チャットでは面白いやり取りをしているのに、相手の顔を見ると真顔
＜解決策＞緊急時以外のやり取りをチャットですることで、相手の集中を邪魔しないための配慮としてとらえる
【「了解しました」が何の件に対しての了解なのか不明問題】
（例）上司が返信機能を使わず、「了解」とだけ返してくる
＜解決策＞「〇〇の件に了解をいただき、ありがとうございます」と返してみる
【自分が送ったメッセージに相手が気づいているのかわからない問題】
（例）メッセージに気付いている？見落としている？それともわざと？
＜解決策＞メッセージを見ない人には、タスクを利用したり即答できるような質問を設定する、選択肢をいくつか作って相手が回答しやすいように工夫
誰も教えてくれなかったチャットコミュニケーションのコツ
既読機能がついていてすぐにメッセージを確認することが求められるコミュニケーションツールと違い、チャットワークはあえて既読機能をつけず、自分のタイミングでメッセージを確認できるようにしています。既読機能がないからこそ、いつでも気兼ねなくチャットを確認できる一方で、それを不便に感じるケースもあるかもしれません。
すぐに返事を欲しいときは、田邊さんのように質問を工夫したり、タスクを利用する以外に、情報の緊急度や重要度に合わせて電話など他のコミュニケーションツールを併用しているユーザーもいました。
また、チャットコミュニケーションを円滑にするために、ChatWork Caféに参加したユーザーが具体的に気をつけていることは以下でした。
- エスパーじゃないとわからないようなメッセージは送らない
- 主語をつけて発言する
- エモーティコンを使ってニュアンスを表現する
- 伝達事項だけでなく、「...」、「笑」など、チャットだからこそ使える表現を使って気持ちものせる
まとめ
今回参加したユーザーと話をしていて、想像した以上に会社ごとの活用方法や運用ルールが違うことに驚きました。たとえば、「お世話になっております。〇〇の件で〜」などのように、メールと同じような文章をチャットでもやり取りしていたり、グループチャットに追加されたら必ずグループのメンバーに挨拶をしなくてはならないというルールがある会社などがありました。
その中でも、特にチャットワークをうまく活用し、効率化を実現しているユーザーは、チャットワークを使う目的を明確にし、運用ルールをしっかり整備していたのが印象に残りました。
今回ChatWork Café Vol.1@札幌を運営した中山さんと田邊さんは、今まで試行錯誤してきたチャットコミュニケーションの工夫やコツを今後もアウトプットして、さらに磨いていきたいとのことです。
また、東京でも株式会社プランノーツの高橋宣成さんが1月11日(木)19:00よりChatWork Café Vol.1@東京を開催する予定だそうです。
興味があればChatWork Caféに参加してみてくださいね！
ChatWork Café Vol.1@東京の申し込みフォーム
