【ビジネスチャットユーザー連載記事】電話とチャット比べてみた〜前編〜

「急な電話で仕事中断」、「何度かけても不在」、「聞き間違い・言い間違い」…仕事の電話でミスをしたり、面倒を感じたりした経験は、誰にでもあるかと思います。とはいえ、必要なを連絡を怠るわけにもいきませんよね。
仕事上のコミュニケーションをもっと効率化するには、どうしたらよいのでしょうか？
最近は、多くの企業がチャットを利用することで、余計な手間や面倒を省いた効率的なコミュニケーションを実現させています。
前回までは、メールとチャットの違いについて4回に渡り解説してきました。
今回からのシリーズ連載では、実際にチャットを活用されている方の視点で、電話とビジネスチャットの違いについてをご紹介します。

電話ってどんなツール？

業務上のコミュニケーションツールは、まだまだ「電話が中心」という企業も少なくありませんよね。
ただ、電話には

・かかってくると仕事が中断してしまう
・取次が必要で話したい相手にすぐつながらない
・言い間違い、聞き間違いが起きやすい
・聞きながらメモをとるのが面倒

などといった特徴があり、どんな場面でも効率的に使えるツールとは言えません。
そのせいで、最近は連絡手段をチャットへ移行させる企業も増えてきています。
では、チャットは電話と比べてどのようなメリットがあるのでしょうか？
仕事中にありがちな利用シーンを通して、ご紹介していきます。

ちょっと伝えたいことがあるだけなのに…

電話：取次が必要な上、不在なら伝言や折り返しが必須
電話の場合、必ずしも話したい相手が出てくれるわけではないので、かけるたびにいちいち取り次いでもらわなければなりません。
また、相手が不在の場合は、メッセージの伝言をお願いするか、折り返しでかけ直す、もしくは折り返しでかけ直してもらう必要があります。
たとえば「明日の会議開始時間が30分変更になった」、「次の打ち合わせにあの資料を持ってきてほしい」など、ちょっとしたことを伝えるだけでも、タイミングが合わないと、お互いに時間も手間もかかってしまいます。

チャット：直接本人に届くから、伝言や折り返しは不要
チャットなら、連絡事項が発生したらチャット画面で相手を選んで「明日の会議は〇時からに変更になりました」、「次の打ち合わせにはあの資料を持ってきてください」などと書くだけです。
メッセージは直接相手のチャット画面に届くので、折り返したり伝言を挟んだりする必要はありません。

伝え間違いや言った・言わないでトラブル発生！

電話：聞き間違いや言い間違い、伝え忘れなどが起きやすい
電話の場合、「その場で正確に伝える・聞きとる」ということが非常に重要です。
うっかり言い間違いや聞き間違いをしてしまうと、正しくない情報が共有されてしまい、それが原因でトラブルが起きてしまうこともあります。
ただ、どんなに気をつけていても「言った・言わない」の証拠を残すことはできませんし、どんなやりとりがあったかを後から再確認することもできません。

チャット：やりとりはすべて書面で残るから、後から確認できる！
チャットなら、やりとりはすべて書面で残るので、チャット画面を開くだけでいつでも・何度でも確認できます。
言い間違い・聞き間違いや伝え漏れが起こりづらく、電話のようにメモをとったり、何度も聞き直したりする手間もありません。

周りの人に聞かれたくない情報を伝えたいんだけど…

電話：相手だけでなく周りにも聞こえてしまうので、場所に気を遣う
電話の場合、伝えたいことはすべてその場で口に出さなければなりません。そのため、「取引先の情報」「金銭的な話」など、「ちょっと周りの人には聞かれたくない…」という内容を伝えたいときは、非常に気を遣います。携帯での通話に切り替えたとしても、いちいち移動して人が少ない場所を探すのは面倒ですよね。