2018年4月12日木曜日

【ビジネスチャットユーザー連載記事】電話とチャット比べてみた〜前編〜

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「急な電話で仕事中断」、「何度かけても不在」、「聞き間違い・言い間違い」…仕事の電話でミスをしたり、面倒を感じたりした経験は、誰にでもあるかと思います。とはいえ、必要なを連絡を怠るわけにもいきませんよね。
仕事上のコミュニケーションをもっと効率化するには、どうしたらよいのでしょうか?
最近は、多くの企業がチャットを利用することで、余計な手間や面倒を省いた効率的なコミュニケーションを実現させています。
前回までは、メールとチャットの違いについて4回に渡り解説してきました。
今回からのシリーズ連載では、実際にチャットを活用されている方の視点で、電話とビジネスチャットの違いについてをご紹介します。


電話ってどんなツール?


業務上のコミュニケーションツールは、まだまだ「電話が中心」という企業も少なくありませんよね。
ただ、電話には

・かかってくると仕事が中断してしまう
・取次が必要で話したい相手にすぐつながらない
・言い間違い、聞き間違いが起きやすい
・聞きながらメモをとるのが面倒

などといった特徴があり、どんな場面でも効率的に使えるツールとは言えません。
そのせいで、最近は連絡手段をチャットへ移行させる企業も増えてきています。
では、チャットは電話と比べてどのようなメリットがあるのでしょうか?
仕事中にありがちな利用シーンを通して、ご紹介していきます。


ちょっと伝えたいことがあるだけなのに…



  • 電話:取次が必要な上、不在なら伝言や折り返しが必須
    電話の場合、必ずしも話したい相手が出てくれるわけではないので、かけるたびにいちいち取り次いでもらわなければなりません。
    また、相手が不在の場合は、メッセージの伝言をお願いするか、折り返しでかけ直す、もしくは折り返しでかけ直してもらう必要があります。
    たとえば「明日の会議開始時間が30分変更になった」、「次の打ち合わせにあの資料を持ってきてほしい」など、ちょっとしたことを伝えるだけでも、タイミングが合わないと、お互いに時間も手間もかかってしまいます。
  • チャット:直接本人に届くから、伝言や折り返しは不要
    チャットなら、連絡事項が発生したらチャット画面で相手を選んで「明日の会議は〇時からに変更になりました」、「次の打ち合わせにはあの資料を持ってきてください」などと書くだけです。
    メッセージは直接相手のチャット画面に届くので、折り返したり伝言を挟んだりする必要はありません。





伝え間違いや言った・言わないでトラブル発生!



  • 電話:聞き間違いや言い間違い、伝え忘れなどが起きやすい
    電話の場合、「その場で正確に伝える・聞きとる」ということが非常に重要です。
    うっかり言い間違いや聞き間違いをしてしまうと、正しくない情報が共有されてしまい、それが原因でトラブルが起きてしまうこともあります。
    ただ、どんなに気をつけていても「言った・言わない」の証拠を残すことはできませんし、どんなやりとりがあったかを後から再確認することもできません。
  • チャット:やりとりはすべて書面で残るから、後から確認できる!
    チャットなら、やりとりはすべて書面で残るので、チャット画面を開くだけでいつでも・何度でも確認できます。
    言い間違い・聞き間違いや伝え漏れが起こりづらく、電話のようにメモをとったり、何度も聞き直したりする手間もありません。


周りの人に聞かれたくない情報を伝えたいんだけど…





  • 電話:相手だけでなく周りにも聞こえてしまうので、場所に気を遣う
    電話の場合、伝えたいことはすべてその場で口に出さなければなりません。そのため、「取引先の情報」「金銭的な話」など、「ちょっと周りの人には聞かれたくない…」という内容を伝えたいときは、非常に気を遣います。携帯での通話に切り替えたとしても、いちいち移動して人が少ない場所を探すのは面倒ですよね。
  • チャット:周りに聞かれたくない話もしやすい
    チャットなら、個別にメッセージを送れば情報が伝わるのはメッセージを送信した相手だけです。
    周りに聞かれたくない情報も、場所を選ばずに書いてやりとりできるため、気を遣う必要はありません。

このように、コミュニケーション手段が電話中心のままだと、業務効率の悪化にもつながってしまいます。
次回の記事でも引き続き、まだまだある電話とチャットの違いについてご紹介したいと思います。


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谷口 智香
元ITエンジニアのライター。現在はエンジニア経験を活かしつつ、IT・キャリア・人事系の記事を中心に執筆中。ITサービスを活用した仕事におけるコミュニケーション術などに興味がある。
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