「テレワーク・デイズから始める！テレワーク導入・拡大のススメ」と題したテレワーク導入に関するセミナーが、パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社の主催で開催されました。ChatWorkからも「社員満足度No.1企業が実践する拠点間コミュニケーションの秘訣」と題して、チャットワークを活用したテレワークのポイントについてお話しました。
今回はセミナーの模様をレポートします。
テレワーク・デイズとは
現在、働き方改革の一環として注目を集めているのが「テレワーク」です。
その背景にあるのは、2020年に開催される東京オリンピック。多数の外国人観光客の来日が予測されることから、特に通勤時間帯の交通機関における混乱を避けるため、国としてテレワークの導入を推進しているのです。
昨年、東京オリンピックの開会日にあたる7月24日が「テレワーク・デイ」となり、テレワークの全国一斉実施が呼びかけられました。その結果、約950団体・6.3万人が参加。テレワークの浸透に大きな一歩を踏み出しました。
本年はさらに規模を拡大。7月23日（月）〜7月27日（金）の5日間を「テレワーク・デイズ」と位置づけて開催されます。
テレワーク導入と拡大のススメ —ワークスイッチコンサルティング
まず登壇したのはワークスイッチコンサルティングの森啓亮氏。同社はパーソルプロセス＆テクノロジー株式会社の社内ベンチャーで、主にテレワーク導入などのコンサルティングサービスをおこなっています。
ワークスイッチコンサルティングの特徴は新入社員も含め「全員テレワーク」を実践していること。チャットワークを導入して遠隔でのコミュニケーションをサポートし、さらに残業時間ゼロの社員には20時間分のインセンティブを与えるなど、ツールやシステムの両面からテレワークを実践しているといいます。
森氏も、昨年のテレワーク・デイには神奈川県の実家で仕事をおこなったとのことで、「テレワークのおかげで母の誕生日を祝うことができました。テレワークならそういうこともできるのです」とコメント。また、同日の豊洲、浜松町、品川の人口が減少したというデータを提示するなど、テレワーク・デイの成果を強調しました。
テレワーク・デイズのプレスイベントには小池都知事なども出席するなど注目を集めており、「2019年はテレワーク・ウィーク、2020年はテレワーク・エブリデイにしていこうという話が出ています」と今後の展望についても紹介していました。
テレワークとはどんな働き方？
テレワークというと在宅勤務がまっさきに思い浮かびますが、森氏曰く、「在宅勤務だけでなく、モバイルワークやサテライトオフィスなどの総称がテレワーク」であるとのこと。
また、テレワークはあくまでも手段にすぎず、目的や実現したいことをしっかりと定めて導入しなければ、形骸化してしまうリスクもあるといいます。
「テレワークの目的とは生産性の向上です。ただし、“テレワーク導入＝生産性向上”ではありません。導入直後の試行期には、テレワークを難しいと感じたり、しなくても問題ないと感じたりするかもしれません。そこからテレワークで働いている人が活躍しだす転換期を経て、テレワークの方が生産性が高くなる普及期を迎えます。この普及・活用期まで進むことで、はじめて組織として生産性が上がるのです」（森氏）
このステップを滞りなく進めるために、森氏は「テレワーク勤務規定」として下記の7つのポイントを決めておくことを推奨しています。
1.テレワーク勤務を認める条件を決める
2.テレワーク勤務を認める期間を決める
3.テレワーク勤務中の就業時間に関するルールを決める
4.テレワーク勤務中の就業場所に関するルールを決める
5.テレワーク勤務中の業務上の情報の取り扱いのルールを決める
6.テレワーク勤務中の費用負担に関するルールを決める
7.テレワーク勤務中の手当支給に関するルールを決める
また、テレワーク導入の秘訣として、「経営トップ層の理解を得ること」や「普段から業務の見える化をしておくこと」、「最適なツールを選択すること」などを提唱。
「制度や環境、研修だけ整備しても現場が変われなければ意味がありません」と述べて、講演を締めくくりました。
ChatWorkが実践する拠点間コミュニケーションの秘訣—ChatWork
続いてChatWork株式会社からマーケティング部コミュニティマネージャーの藤井香苗が登壇。「社員満足度No.1企業が実践する拠点間コミュニケーションの秘訣」と題してチャットワークを活用したテレワークのポイントについて紹介しました。
藤井はチャットワークに転職した当時、驚いたことがあったといいます。
それは「やらないことを決める」という企業文化。
やらないことを決めると“やるべきこと”が見える化され、よりコアな業務に集中できるというのがチャットワークが考える効率化なのです。
では具体的に「やらないこと」とは何か。
たとえば「移動しない」こと。会議をチャットでおこなうようにすれば、わざわざ集まるための移動時間が削減され効率化につながるだけではなく、テレワークなど自由な働き方の実現につながります。
次に「探さない」こと。ファイルを探すために時間をかけるのは効率的とはいえません。ChatWorkでは、資料管理にクラウドのストレージサービスなどを使うことで、検索すれば社員全員が同じデータを参照できるよう仕組みを整えています。
さらにチャットワークは制度面からも働き方改革を推進しています。
たとえば年に3回10連休以上の休暇が取得できる長期休暇や、配偶者の誕生日に支援金が出る「バースデイ制度」、家族の出産時に立ち会える「出産立ち会い制度」などを用意しています。
もちろん、テレワークも導入しており、勤務に関するシステムはすべてクラウドサービスを活用することで、出社しなくても仕事ができる体制を整えています。
一方で、テレワークではリアルコミュニケーションが不足しがち。
これを補うため、「飲み会制度」や「ランチトーク制度」などを設けて、対面でのコミュニケーションも後押ししています。
「リアルのコミュニケーションを充実させておくことで、オンラインのツールでも円滑にコミュニケーションができるのです」（藤井）
実際にChatWorkでは入社したばかりの社員と幹部がチャットワーク上で気軽に会話する光景も当たり前に見られます。この距離感はチャットワークというツールだからこそ実現できたものだといえます。
もちろん、チャットが必ず万能というわけではありません。ツールにはそれぞれメリット・デメリットがあり、特性を理解して使いわけることが大事です。
藤井はビジネスにおけるコミュニケーションを「速度・リアルタイム性」と「情報量・質」の2軸に分類。チャットワークの特性として、レスポンスの速さからメールよりも情報量と質に優れ、対面での会議よりも速度・リアルタイム性に優れる点を強調しました。
では、チャットワークを導入している企業はどのように成果を感じているのでしょうか。
チャットワーク導入後、多くの企業から生産性が向上したというお声をもらっています。
その理由は、これまで対面での会議や電話、メールでおこなっていたコミュニケーションの多くが、実はチャットで効率化することが可能なものだったから。
対面や電話、メールで“なければならない”という一部のコミュニケーションを除き、それ以外のやり取りをチャットワークに変更することで、大幅な効率化が実現できたのです。
講演では実際にチャットワークを導入している企業の事例も紹介しました。
（参考）チャットワーク導入事例
『在宅で働くママにとってベストなコミュニケーションツールがチャットワークでした（株式会社ママントレ）』
https://go.chatwork.com/ja/case/mamantre.html
『先端的な働き方を実践する企業はなぜチャットワークを選ぶのか（ワークスイッチコンサルティング）』
https://go.chatwork.com/ja/case/persol-pt-ws.html
おわりに
テレワークは多くの企業で今後さらに導入が進んでいくと思います。その際に、拠点間でのコミュニケーションを円滑にする手立てとして、チャットワークが有効です。
ChatWorkでは、業務効率化、働き方改革などさまざまなテーマでセミナーを毎月開催しています。
セミナー開催情報はこちら
https://go.chatwork.com/ja/seminar/
