こんにちは！ChatWorkの広報です。ChatWorkは3月に知床で1週間のテレワーク体験をしました。これまで4回にわたり社員のテレワーク体験を紹介してきましたが、最終回となる今回は、テレワーク体験を通して、企業・環境・個人の3つの観点から、テレワークがうまく機能する条件を導き出してみました。
↓これまでの体験記はこちら↓
知床テレワーク体験記①：将来はどこで働く？知床の「しれとこらぼ」でテレワーク体験
知床テレワーク体験記②：エンジニアがリモートワークで質の高いアウトプットを出すために必要な3つの方法
知床テレワーク体験記③：サテライトオフィスでデザイナーとしてリモートワークをして感じたメリット／デメリット
知床テレワーク体験記④：サテライトオフィスを活用した注目の働き方「テレワーク」の推進に関する現状や課題についてのまとめ
必要なのは意識改革だけじゃない
企業がテレワークを導入するというと、ワークスタイルに対する意識の改革や、管理職の固定概念を変えるという話になりがちですが、ChatWorkは意識改革だけではテレワーク導入はうまく機能しないと考えています。
意識改革が必要なことはもちろん、それと同じくらい企業側の体制や環境面、個人の心構えを整えることも重要です。
ChatWorkは、知床でのテレワーク体験を通して、「企業」、「環境」、「個人」の3つの観点からテレワークが機能する条件を導き出してみました。
企業側の準備
テレワークを導入するにあたり、制度面や勤務時間などをテレワーカーに正しく理解してもらい、企業側とテレワーカーの相互で共通認識を持つことが必要となります。これらは評価のベースとなるのものだからです。オフィス勤務者を対象とした労務管理や制度だけでは網羅しきれない部分もあるので、まずは試験的にテレワークを取り入れて、定期的にテレワーカーにヒアリングをおこないながら制度や労務管理の最適化を図っていくことをおすすめします。
日々の勤怠管理については、テレワーカーは日報を残すなどして、その日のやったこと、次の日にやることを上司や関係者が把握できる体制を整えましょう。テレワーカーは場所が離れているからこそ、行動計画や目的をこまめに共有して仕事の状況を伝えることが大切です。所属部署のやチームメンバーも、積極的にコミュニケーションをとり、テレワーカーの状況を知ることが仕事を効率的に進めるための鍵となります。
また、オフィス勤務側は、定期的にビデオ会議など顔が見えるミーティングをおこない、状況を把握することも業務を円滑に進めるために有効です。ChatWorkの場合、テレワーカーがいるチームは毎朝30分程度の朝会を「ChatWork Live」（ビデオ通話）でおこない、自分が抱えているタスクの進捗状況や、その日やることなどを報告しあったりしています。テレワーカーはその場も空気や雰囲気もわからず、発言がしにくい場合もあるので、ディスカッションに参加しやすいよう、ミーティングの場にいる人たちがテレワーカーに声をかけるなどの配慮をするとコミュニケーションが活発になります。
環境
ワークスタイルの多様化やクラウド型ツールの充実により、あらゆる場所で仕事ができるようになりましたが、仕事場の選択肢が増えた分、場所選びは非常に重要です。ネットのセキュリティが不十分だったり、集中しにくい環境だったり、場所によっては業務のパフォーマンスやアウトプットに大きく影響を与えます。仕事のオン／オフが切り替えられ、集中できる環境を整えましょう。
ChatWorkはすべての業務をチャットワークに集約し、社員が利用する資料や情報もすべてクラウド上で管理しています。作業効率や生産性を高めるだけでなく、テレワーク導入においても情報の中央化は必要です。紙などハードウェアで保管している情報が必要な場合は、保管場所に移動しなければいけなかったり、原本を郵送するなど不要な工数が発生します。あらかじめ業務を遂行するツールとデータの保管場所を一元化しておけば、スムーズにテレワークに移行することができます。
また、テレワークをするときは、できる限りチャットでコミュニケーションをとり、作業の流れやタスクを記録するようにましょう。外出やミーティングなどで、すぐにチャットに対応できない時間帯があっても、非同期で仕事ができるようにテキストで履歴を残しておくことで、時間と場所にとらわれない仕事ができるようになります。チャットで仕事をするメリットを感じられるはずです。
個人の心構え
テレワークにすればすべての生産性が高くなるわけではありません。個人の適正によっては、環境が変わることで集中できなくなったり、作業効率が落ちたり、まちまちです。
オフィス勤務からテレワークに切り替える場合、テレワーカーは意識的にコミュニケーションをとりにいく姿勢が大切になります。オフィス勤務の人たちはテレワーカーの状況がわからないので、仕事を開始するときや、席を離れるときなど、きちんと状況を把握できるように密に報告をする工夫をすると、マネージャーも状況を把握でき、それが安心感や信頼につながります。
1人でテレワークをする場合は、タイムマネジメントや仕事へのモチベーション維持など自己管理能力も必要です。1人きりのテレワークは、オフィスにいれば自然と耳に入ってくる雑談などが一切ありません。仕事に集中しやすい環境ではありますが、時間の無駄がないゆえに、コミュニケーション頻度が乏しくなる傾向があります。作業に没頭するあまり、就業時間を忘れがちになる人もいます。時間を意識しながら上司や同僚とコミュニケーションを持つと、定期的に自分が取り組んでいる業務の意味や目的、ゴールを確認することができ、時間の有効活用や仕事のモチベーション維持につながります。
また、個人の能力として、テレワークをするためのツールを使いこなす最低限のITリテラシーも求められます。
まとめ
テレワークを成功させるには、企業とテレワーカー、そしてテレワーカーと関わるすべての社員が、能動的に関与し、活発にコミュニケーションをとりあい、お互いをサポートし合えるよう、適切なプロセスや環境を整えることが必要だということが今回の体験を通してわかりました。
企業によって経営規模や状況はさまざまです。導入のプロセスでつまづいても、だめだという結論をすぐに出すのではなく、トライ・アンド・エラーを繰り返しながらノウハウをためていくことが最終的にテレワークの効果を得られる近道となります。
テレワーク導入を検討している企業は、少人数で始めてみたり、1日単位など期間限定でテレワークを試みたり、まずは小規模から始めてみてはいかがでしょうか。
