Chatworkユーザーが集まり、Chatworkについて主体的にかつ楽しく学び、共有するためのChatworkユーザーコミュニティ「Chatwork Café」を10月7日、オンラインにて開催しました。本イベントはTECH Street × Chatwork Caféの共同開催です。
今回、Chatworkから事業推進本部 事業企画部 カスタマーサクセスチームの藤井が参加！「Chatwork社のChatworkを使ったテレワーク」と題してセミナーをおこないました。
■Chatwork Caféとは？
Chatwork CaféはChatworkユーザーが集まり、運用テクニックや悩みの共有などをおこなうことを目的としたユーザーコミュニティです。有志で地域ごとに支部を立ち上げ、不定期に開催しています。
東京第6回目となる今回のテーマは「Chatworkを活用したテレワーク」。テレワーク・リモートワークが普及した今だからこそ聞きたいChatworkのさまざまな活用法をオンラインで話し合いました。
■テレワーク継続企業は2割だけ？見えてきた課題とは
イベント冒頭では、TECH Streetのエバンジェリストを務めるチャラ電Mitzさんが登壇。TECH Streetについて紹介しました。
TECH StreetはIT・テクノロジー人材のための社会人コミュニティ。セミナーや各種勉強会、交流会を開催し、メンバー同士の意見交換が活発におこなわれています。また、IT・テクノロジーに関するオフライン活動のレポートや業界情報の発信をしており、メンバーが気になる「人」「組織」「プロジェクト」についてTECH Street事務局が独自に調査・編集したコンテンツを公開しています。
続いてWorkstyle Consulting LLC.代表でドクターメイトCOOを務める永妻 寛哲さんが登壇。今回のテーマでもあるテレワークについて次のように述べました。
「コロナでITは10年進んだといわれますが、実際に調査するとテレワークを継続している会社は2割強しかありません。意外とテレワークは進んでいないのです」（永妻さん）
コロナ禍でもテレワークがなかなか浸透しない理由について永妻さんは「制度の不備」を挙げます。
「そもそもテレワークできない職種もありますが、1番の理由はテレワークの制度が整備されていないこと。それ以外にも会社や上司が消極的という理由も多く挙がっています。結局は人の問題なのです」（永妻さん）
では、永妻さんがCOOを務めるベンチャー企業、ドクターメイトではどのようにテレワークを実施しているのでしょうか。
「ドクターメイトでもテレワークを実施しましたが、コミュニケーションの絶対量が不足するという課題がありました。その対策として、もともと利用していたChatworkをさらにフル活用することにしました」（永妻さん）
「毎日、Chatworkで強制的にコミュニケーションをとる時間をつくることでテレワークの課題に取り組みました」（永妻さん）
■テレワークにおけるChatwork社のChatworkの活用方法
永妻さんが発表されたように、テレワークにはコミュニケーション不足をはじめとするさまざまな課題がつきものです。ドクターメイトはChatworkを活用して課題を解決しましたが、Chatworkを提供するChatwork社はどのようにテレワークに取り組んでいるのでしょうか。
ここでChatworkからカスタマーサクセス担当の藤井 香苗が登壇。「Chatwork社のChatworkを使ったテレワーク」について発表をおこないました。
Chatwork社では以前からエンジニアがテレワークで仕事をしていましが、3月からはコロナ対策で全員が原則、テレワークに移行しています。藤井自身も自宅で業務をおこなう生活を継続していますが、その結果、思わぬ課題が見えてきたといいます。
「私は夫と1歳半の息子と暮らしていて、夫も自宅が職場です。完全在宅になったので私もリビングに自分の仕事場を設置しました。在宅勤務を始めた当初は、夫婦でWebミーティングが重なると1人が洗面所に行ったりもしていました（笑）」（藤井）
本来、テレワークとは「時間や場所にとらわれず仕事をする」こと。しかし、コロナ禍で求められているテレワークは少し意味合いが違っていると藤井は指摘します。
「今、求められているのは“家”でのテレワークです。突然、家で仕事をしなさいといわれても環境が整っていないことも多いです。ネット回線や机、椅子など設備面での課題が大きいのです」（藤井）
こうした課題のなかには「お金で解決できる部分もある」と藤井は続けます。
「Chatwork社では会社で使っていた椅子を家に送ってもらったり、モニターが支給されたり、テレワーク補助をしてくれる一歩先の働き方支援制度などがあります」（藤井）
それでも解決できない課題もあります。たとえば子どもがいる家庭では育児をしながら在宅勤務する必要があり、なかなか仕事に集中できないこともあります。
慣れない在宅勤務をスムーズに進めるためにはITツールを駆使することが重要です。藤井がおすすめするのはチャットツールとビデオ会議ツールを組み合わせる方法です。
「チャットは文字主体のバーバルコミュニケーションで、ビデオ会議は表情などからも情報を読み取るノンバーバルコミュニケーションです。実はノンバーバルコミュニケーションの方が伝わる情報が多いという話もあります」（藤井）
ではビデオ会議ばかり使えばいいのかというと、そうではありません。ビデオ会議はテレワークにおいてとても便利なツールですが、高速なネット回線が必要だったり、同居する家族に気をつかったり、相手と時間を合わせたりする必要があります。環境や状況の制約が大きいのです。
一方、チャットは非同期コミュニケーションなのでお互いに好きな時間にチェックでき、環境にも依存しないというメリットがあります。逆に弱点は「文字だけのコミュニケーションでは意外とニュアンスが伝えられない」こと。冗談でいったつもりが、文字になると冷たい印象を与えてしまうことがあるように、感情やニュアンスを文字に込めるには工夫が必要です。
「私はChatworkで絵文字や『！』のような感嘆符を積極的に使うようにしています。そうすることで文字に感情が乗せやすくなるからです。チャットにノンバーバルコミュニケーションを持ち込むのです」（藤井）
また、Chatwork社ではテレワークで「なるべくグループチャットを使う」ことを心がけていると藤井は説明します。1対1でやりとりするダイレクトチャットは会話がクローズドになってしまい、他の人に共有されないからです。
その際、グループチャットは適切に分割し、適度な粒度を保つことが重要です。たとえばChatwork社では部署ごとにグループチャットを設けているほか、雑談専用のチャットなども活用しています。
「1つのグループチャットの中で流れに追いつけなくなってきたり、話題が乱立していると感じたりしたら、分割すると良いでしょう」（藤井）
本文だけを簡潔に書くことも大切です。チャットはメールではないので「お世話になっております」のような定型文は不要です。定型文を使わないことで、コミュニケーションの速度を上げることができます。
Chatwork社ではChatworkでのコミュニケーションを基本とし、必要に応じて、または雑談のためにビデオ会議を利用するという使い分けをおこなっています。
「この方法でChatwork社はスムーズにテレワークを実践できていますが、まだまだ手探りな面もあるので、社内でテレワークのノウハウを共有するグループチャットもつくっています」（藤井）
■ユニークなアイデアが続々飛び出したライトニングトーク
藤井のセミナーが終了した後は、さまざまなChatworkユーザーの方から、ユニークな活用法についての発表がおこなわれました。
まずはHR業界でテクノロジー推進や組織開発などを担当されているYUKAさんが「テレワーク中の息抜きにChatworkを活用したチーム活性化ゲーム」を提案。
Chatworkのサービス連携機能を活用して、メンバーがテキストで発言しそうな単語やフレーズを予想して登録しておき、予想通りのテキストをメンバーが発言したら当てたメンバーの勝ちという遊びです。当てられてしまったメンバーには、そのことがChatworkのタスク機能で届くのが面白い点。
チームの相互理解と親睦につながるユニークなアイデアの提案に、参加者からも驚きと称賛の声が挙がっていました。
また、YUKAさんからはまとめとして、Chatworkについて改めて実感したこととして
連携可能なサービスが豊富＆連携がカンタン！
国産ツールだからUIがわかりやすい！
エンタメ的（気分転換、気晴らし、息抜き）な活用もできる！
といった話がありました。
続いて、キャップクラウドの松永文音さんが「Chatworkでリアルタイムに『働き方』の情報共有をするちょっとしたルール」を発表しました。
キャップクラウド社では2020年6月から「働き方選択制度」を設けて、1人ひとりが働き方を選べるように環境を整えています。その結果、たとえば「自宅で仕事をした後、移動して別の場所で勤務し、また別の場所に移動して仕事をしてから自宅に戻る」といった自由な勤務パターンが生まれてきたといいます。
ただ、この制度には誰がいつどこで働いているのかが見えにくくなるという課題も。そこでChatworkに「勤怠状況チャット」を作成。出勤時や退勤時、業務一時中断時などに絵文字使って勤怠状況を知らせるようにしたといいます。
すると、オフィスにいたときと同じように「誰が部屋に入ってきた（業務を始めた）のか、誰が退出したのか（業務を中断した）のか」が感じ取れるようになったのだとか。結果として、お互いへの気遣いができるようになり、業務を中断したり再開したりすることへの抵抗感も減らせるようになったのだそうです。
続いて清原社の金光新平さんが「Chatworkで脱VPN入門！」と題した発表をおこないました。清原は85年の歴史を誇る服飾資材卸売の企業です。
コロナ禍でテレワークを開始した同社でしたが、パブリックなインターネット環境から社内システムを利用するために使用していたリモート接続サービスが障害のためサービスを停止するという事態に見舞われたといいます。
以前から、金光さんはクラウドサービスを活用してVPNに依存しない仕組みの構築を進めており、コミュニケーション面を担っていたのが、以前から導入しているChatworkでした。
リモート接続サービスが停止して、テレワークからの社内システム利用が出来なかった期間も、Chatworkのおかげで出勤している人と在宅勤務の人のリアルタイムコミュニケーションが止まることなく、乗り切ることが出来たそうです。
金光さんはChatworkの良さについて「セキュアかつITリテラシーが高くなくても使える」こと、加えて「APIによる複数サービスとの連携機能を使って高度な使い方も出来る」こと、「GoogleやMicrosoftなど他のサービスと併用することで、障害に強い運用が出来る」ことを挙げます。
テレワークに切り替えたことで、あらためてChatworkのメリットを実感したことが語られました。
「なかなか古い体質の会社ではシステム関連の意思決定者がDX（デジタルトランスフォーメーション）に順応できずに、テレワークの運用ルールを決めるときに、安易にVPNを利用するという選択をしてしまいがちです。
しかし、利便性などの低下から個人のLINEなど会社で認められていないシャドーITを利用して業務連絡などをおこなってしまい、結果セキュリティが低下するといった本末転倒な運用になるケースもあります。
事業自体が取り扱う情報の機密性にもよりますが、テレワーク運用において、脱VPNという可能性、そのはじめの一歩として、クラウドサービスをそのまま利用するという選択肢、コミュニケーションの部分でまずはChatworkを導入してみるというのをオススメします。」（金光さん）
最後にユニヴァ・ペイキャストの竹村 寿志さんから「0%テレワーク情シス」というユニークなタイトルの発表がおこなわれました。竹村さんは情報システム部門のエンジニアです。
コロナ禍でテレワークを導入した同社でしたが、実は竹村さんはあえてオフィスに出社していたのだといいます。「メンバーが全員在宅なので、出社してもテレワークをしているのと同じなんです」と竹村さんは言います。ただし、自分と周りを安心させるために2ヶ月おきにコロナの検査を実施していたそうです。
まさに逆転の発想の“テレワーク”ですが、この経験から竹村さんはさまざまなことを感じたといいます。
たとえば「出社していてもコミュニケーションスキルはテレワークと同等に重要である」こと。また、「これからはテキストでのコミュニケーションスキルが問われる時代になる」こと。そして、「暫定でテレワークをしている組織は今後、さらなる準備や対策が必要になる」ということなどです。
オンライン開催となったChatwork Caféですが、多くのノウハウが交換され、通常開催以上に盛り上がりを見せる集いとなりました。
今後もChatwork Caféは全国で開催する予定です。Chatwork活用や働き方についてのさまざまな情報共有ができる貴重な機会なので、ぜひ参加ください。
