Chatwork活用コンテスト「消えた仕事とその道のり」でGREAT APPROACH賞を受賞した株式会社ビズヒッツさま。現在、Chatworkを活用したテレワークを実践していますが、実は一度Chatworkの導入に失敗したという経験があります。なぜ失敗したのか、そしてどのように改善して導入を成功したのか、詳しく話を聞きました。
消えた仕事とその道のり
「とりあえず使ってみてよ」の丸投げで大失敗
――現在の働き方について教えてください。
私自身は東京に住みながら、三重県鈴鹿市の本社にいる内勤スタッフや在宅ワーカーさんとリモートワークでやり取りをおこなう経営スタイルを続けています。
千葉、埼玉、京都、滋賀、三重といった、各地域に居るスタッフとのコミュニケーションのすべてをChatworkでおこなっています。
――Chatworkはいつ頃から使っていますか。
伊藤：最初に使い始めたのはかなり前で、リリースされてすぐの2011年くらいだったと思います。まわりから勧められたのと、ちょうど社内に他のクラウドツールを導入した時期だったこともあって使ってみようと思いました。ただ、そのときは1～2ヶ月だけ使ってやめてしまったんですよ。
――それはどうしてですか？
伊藤：失敗した理由はまず私自身がChatworkにそれほど興味を持っていなかったからだと思います。なので、使い方の説明もろくにせず、「とりあえず使ってみてよ」みたいな感じで導入したのですが、これが良くなかったです。興味がなかったのでスタッフに丸投げになってしまいました。
――スタッフの方の反応はどうでしたか。
伊藤：「めんどうだな」という感じでしたね（笑）。「メールもあるのに新しいツールを使う意味はあるんですか」とか「Skypeとどう違うんですか」とか聞かれて、私自身も答えられなかったんです。それでもとりあえず導入してみたのですが、しっかりとルールを決めずに始めたことで皆が好き勝手使うようになり、逆に効率が落ちてしまいました。
――“好き勝手”というと、どのような状態だったのでしょう。
伊藤：何でもかんでもタスクを作るせいで本当に重要なタスクが埋もれてしまったり、いろいろなグループチャットに入りすぎてスマホの通知が鳴り止まず集中できなくなったり、未読マークが大量につきすぎて確認も大変だったり。ルールを決めずに始めたので、スタッフの名前もハンドルネームになっていたりして、もう本当に収拾がつかない状態でした。
チャットの書き方や機能の使い方をルール化したことで導入に成功
――それで一度、使うのをやめたのですね。そこからなぜもう一度使ってみようと思いましたか。
伊藤：やめてから数ヶ月経って、どんどんまわりでChatworkを使う人や会社が増えてきたんです。これはあらためてしっかり取り組む必要があるのではないかと考えました。それから、大きな決め手になったのはマイチャットです。何でもメモしておけてPCでもスマホでも共有できる便利さを知り、スタッフにも勧めるようになりました。そこからスタッフもマイチャットを使うようになって、もう一度Chatworkを使おうというムードになりました。
――再導入で気をつけた点はありますか。
伊藤：前回の反省を踏まえて、しっかりとルールを決めました。特に効果があると感じたのは文章のルール化です。チャットは良くも悪くも気軽なコミュニケーションなので、つい“こそあど言葉”を多用してしまいがち。そうすると伝えるべき内容が曖昧になってしまいます。「こそあど言葉を禁止し、結論から書く」といったルールを定めることで、しっかりと情報が伝わるようになりました。また、行間を空けずに長文を書く人もいたので、箇条書きも推奨するようにしました。スマホからチェックするとその方が見やすいんですよね。
――他にもルールはありますか。
伊藤：「ミュートしてもいい」というルールも決めています。グループチャットに入っていると、なんとなく勝手にミュートにするのってやりにくくないですか？ 「あいつ、なんでグループチャットから出たんだ」って思われそうで……。
もちろん、必要だからグループチャットに入っているわけですが、リーダーの場合は「とりあえずあの人は入れておこう」みたいな感じで入れられることも多いんですよ。
そういうグループチャットはミュートしておかないと、Chatworkが未読の通知であふれかえってしまいます。ですからミュートは使っていくべきなのですが、これもルール化しておかないと、なんとなくやりにくい空気になってしまいます。
Chatworkで日報と返信をおこない離職率が大きく改善
伊藤：日報とそれに対する返信です。Chatworkで1日1回、日報を提出してもらい、リーダーや私が返信します。組織運営においてこの日報によるデイリーフィードバックの大切さを痛感しています。
――デイリーフィードバックにはどんなメリットがあるのでしょう。
伊藤：スタッフの離職率が大きく改善しました。Chatworkで日報と返信をおこなう前はスタッフの離職率も高く、社内の人間関係での揉め事も多かったのです。「やっぱり、見えない相手とのコミュニケーションは難しい。鈴鹿の事務所に出社して働くスタイルの方がいいのか」と悩んでいました。
そんなとき、たまたま株式会社Gentleの中村成博さんという方に出会い、彼からスタッフとのコミュニケーションについていろいろと学んだのです。その内容を応用して、毎日の日報と返信をスタートしました。
日報といっても決して大げさなものではありません。スタッフの日報も1行～3行程度のシンプルなものが多いですし、私の返信も一言二言です。それだけのことですが、効果は絶大です。重要なのはそうやって普段からコミュニケーションをとっておくことなのです。それにより、つねにフィードバックが出せる環境が作れるんです。
たとえば会議で「何か意見を出してください」と聞いても、多くのスタッフは社長に意見なんかできないと萎縮してしまいます。しかし、日頃から些細な内容でもつねにコミュニケーションをとっておくと、ちゃんとフィードバックが返ってくるようになるのです。スタッフとのコミュニケーションは、一気に100分するより、1分を100回する方がはるかに効果的だと思います。
――“言い出せる空気”を普段から醸成するということですね。
伊藤：それまではスタッフが辞める理由もわかっていませんでした。ためこんでいた不満がある日爆発して辞めてしまうのですが、日頃のコミュニケーションが不足していると私も何が悪いのかわからないままなのです。日報と返信を導入したことで離職率が改善し、揉め事もほとんどなくなりました。
日報を実践するのにChatworkはベストなツールだと感じています。スプレッドシートなどでやろうとすると、どうしても機械的になってしまいます。Chatworkはほどよく力が抜けて日報が送りやすい雰囲気があるのです。
トップが意欲的に動いて導入を進めることが大切
――これからChatworkの導入を検討している企業に向けてメッセージをお願いします。
伊藤：「とりあえずやってみて」は必ず失敗するので（笑）、トップが意欲的に動いて導入を進めることが大切ですね。それから、ルールはしっかり決めた方が良いでしょう。文章のルールやミュートのルールなどを決めておくことをおすすめします。
Chatworkのおかげでスムーズに業務をおこなうことができています。いつも本当に助けてもらっています。
――ありがとうございました！
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＜受賞者プロフィール＞
株式会社ビズヒッツ
代表取締役 伊藤陽介さま
三重県鈴鹿市で業務効率化サポート、ウェブサイトの制作、メディア運営などをおこなう。いち早くリモートワークを導入し業務を効率化。現在も多くのスタッフがリモートワークを実践している。
